マイナンバーに関わる業務は多岐にわたっており、担当者の業務負担は相当なものです。またもし仮に情報漏えいなどの事故があった場合、罰則を受けるばかりでなく、企業の信頼を損なう恐れがあります。そのような事態にならないためにも、様々な企業が提供している「管理サービス」を利用するのは有効な手段です。
すべての企業にマイナンバーを厳格管理する義務がある
全ての企業が平成27年12月末までに全従業員のマイナンバー収集と厳格な管理が必須
漏洩すると個人・企業の両方に罰則があります番号法は個人情報保護法と比較して違反行為に対しての罰則が強化されています。
例えば、従業員が特定個人情報を不正に漏洩したら
「従業員個人に4年以下の懲役・200万円以下の罰金刑」
「所属企業には200万円以下の罰金刑」が科せられる場合があります。
またマイナンバーを厳格に管理するためのセキュリティ対策も必須です。
これらのマイナンバーに関わる業務の効率化を図るために、様々なサービスが提供されています。
NTT東日本のサービス
フレッツ・あずけ～るPROプラン
クラウド上にデータを保管できる便利なオンラインストレージサービス。しかし、そのオンラインストレージサービスの認証がログインIDやパスワードだけではセキュリティ面が不安、という方には、フレッツ光の「回線認証」や「端末認証」、モバイル端末紛失時等の「遠隔アクセスロック」などの強固なセキュリティ機能を追加した「フレッツ・あずけ～るPROプラン」が最適です！
回線認証機能
回線認証機能で会社の重要なデータも安心してバックアップ！クラウド上のセキュリティバックアップ領域（セキュリティフォルダ）については、IDとパスワードに加え、フレッツ光の「回線認証機能」による強固な認証を実施します。万が一、IDやパスワードが流出しても、ご契約のフレッツ光回線以外からのアクセスはできません。
会社のお客さま情報や営業データ等大切な情報も安心してお預けいただけます。また、PROプラン専用ツールや、PROプラン対応NASから自動でバックアップできるから、安心かつ便利にお使いいただけます。※ご利用には専用PCツールのインストールおよび設定が必要です。
端末認証機能
端末認証機能で外出先からも安心して利用可能！クラウド上のオンラインストレージ領域については、インターネット接続回線からアクセス可能な 環境であればどこからでも利用できますが、IDとパスワードに加え、「端末認証キー」による認証を実施します。
万が一、IDやパスワードが流出しても、事前に端末認証キーを登録していない端末からはアクセスできません。
遠隔アクセス ロック機能
該当端末からのアクセスロックも可能万が一、端末認証済の端末を紛失した場合でも、管理者が簡単な操作で該当端末からのアクセスを遠隔ロックし、遮断することができるので、外出先からも安心して利用が可能です。
ログ管理機能
アクセスログを自動で収集！「いつ」・「誰が」・「どの」ファイルに、「何を」したのかを自動で収集し、簡単に検索・閲覧・確認できる機能です。
ログインIDごとの操作履歴管理や、ファイルごとのアクセス・操作履歴管理に関する全てのログを自動収集し、WEB上での閲覧やCSVファイルでの出力が可能です。
マイナンバー情報に対するアクセス管理にもおすすめ！
大塚商会のサービス
マイナンバー実務安心パック
「マイナンバー実務安心パック」は、労働関連諸法令の専門家であり実務のエキスパートである社会保険労務士が、企業の現場でマイナンバーに即対応できるものとして実務面で生じる業務を整理し、関連する規程・書式を整備したものです。税・社会保険に関わる業務の中でマイナンバーが関係してくる業務フローのデータを完備しています。
SMILE BS 2nd Edition 人事給与
「SMILE BS 2nd Edition 人事給与」は、適材適所の「人財」の有効活用を支援し、人事管理業務を効率化できるシステムです。また、給与計算から社会保険、年末調整を正確かつ迅速にバックアップします。
らくらくマイナンバー対応システム
「らくらくマイナンバー対応システム」では、手書きされた調書・届書類をMFPでスキャンしデータ化します。OCR機能を使って各書類に記入された社会保険番号などをキーとして読み込み、社員情報と紐付けを行い、マイナンバー付の調書・届書類として出力します。一般の事務担当者は手書き書類のデータ化までを行い、マイナンバー取り扱い担当者のみがマイナンバー付書類の出力を行う、といった分業が可能になります。導入企業では情報漏えいのリスク軽減につながるとともに、一般の事務担当者の現行の業務は大きく変わらずに、マイナンバー取り扱い担当者の負担を軽減します。（機密情報自動付与システム）
セコムトラストシステムズのサービス
セコムあんしんマイナンバーサービス
「セコムあんしんマイナンバーサービス」は、セキュリティ事業で培った重要情報管理のノウハウ、セキュア データセンター 運営、労務管理分野のシステム開発技術、24時間365日のシステム監視・サービス体制を融合し、お客さまの「マイナンバー」 対応をトータルに支援します。
セコムあんしんマイナンバーサービスのイメージ
お預かりしたマイナンバーは、セコムのセキュアデータセンター館内の独立した専用区域に格納、さらに専用の「セキュアオペレーションルーム」を設け、物理面・運用面でも24時間365日体制で厳格に監視いたします。また、企業がマイナンバーを使用する際にもID／パスワードに加え電子証明書で使用端末を特定し、使用履歴などのアクセス管理を行います。さらに、使用する区域はセキュリティのプロがお客さまの施設に応じた監視カメラや出入監視システムなどの物理的セキュリティをご提案します。
組織的・人的安全管理措置について
組織的・人的安全管理措置では、個人情報保護、情報セキュリティ対策などが求められる、プライバシーマーク取得の支援サービスの提供を通して、個人情報保護のマネジメントシステムの構築を支援します。