様々な対応が企業に求められているマイナンバー制度ですが、企業の就業規則変更は絶対に必要なのでしょうか？今回はこのことに関連する記事を紹介していきます。
そもそも就業規則とは何か？
就業規則は「労働基準法89条」で従業員10名以上の事業所（会社単位ではなく、支社や営業所単位の派遣社員・パートアルバイトも含めた従業員の数です）には作成・届出が義務付けられています。
けれども、この法律が定められる前から、会社はありましたから、修業規則は、そのネーミングは様々としても、かなり昔から存在していたと言えます。
何故なら、就業規則とはいわば、会社のルールブックですから、定めておかないと、経営者、従業員それぞれが自分の都合のいいように行動したり、日々ルールが変化したりする弊害がたくさん出てきてしまうからです。
結論から言うと、必ずしも就業規則を変更する必要はない！
番号法では、事業者がマイナンバーを取り扱う際には、その利用目的をできる限り特定しなければならないとされています。また、企業がマイナンバーを取り扱うことが出来るのは利用目的を特定した範囲のみであり、当初の利用目的と異なる利用目的でマイナンバーを利用する場合には、本人への通知が必要とされています。この「本人への通知」とは、
・社内ＬＡＮにおける通知
・利用目的を記載した書類の提示
・就業規則への明記といった方法であると、特定個人情報保護委員会のページには記載されています。つまり必ずしも就業規則を変更する必要はないですが、就業規則で明示しておいた方がベターだといえるでしょう。
もし就業規則に明示しなければ、利用方法が変わるたびにいちいち書類の提示などをしなければならず、実務上非常に煩雑ですよね。就業規則を変更して明示しておく事をおすすめします。
新しい制度には、新しい規則をあてがうべきなのでしょう。
変更するとしたら、どのように変更すれば良いか？ 変更例１
1．従業員として採用された者は、入社の日から１週間以内に
次の書類を提出しなければなりません。
ただし会社が特に必要がないと認めた場合は、その一部を省略できます。① 住民票記載事項証明書
② 身元保証書
③ 誓約書
④★個人番号カードの写し
⑤ 給与所得者の扶養控除申告書または扶養家族申請書
⑤ 年金手帳の写し（基礎年金番号が確認できるもの）
⑥ 雇用保険被保険者証の写し（前職がある場合）
⑦ 資格証明書の写しなど
⑧ 健康状態自己申告書兼職歴確認書
⑨ そのほか会社が必要と認める書類2．前項の書類を所定の期日までに提出しなかった者は、
入社の意思がないものとして採用の取り消しまたは本規則に定める
懲戒の規定を適用する場合があります。
3★第１項第４号の提出書類の目的は、労働者として採用された者に
あらかじめ通知するものとする。
4．会社は適正な労務管理・人事管理を実施するため、
本条1項の提出書類などの個人情報を個別に契約する業者
（社会保険労務士、税理士など）に提供することがあります。
すごくわかりやすい例ですね。
ただ、提出書類が多いので、入社の日から１週間以内にこれらを提出するのはちょっと厳しいかと思います。
変更するとしたら、どのように変更すれば良いか？ 変更例２
（採用決定時の提出書類及び個人情報の利用目的）
第○条 会社は就職を希望する者の中より、選考試験に合格し、所定の手続きを経た者を従業員として採用する。２ 従業員は採用の際、次の書類を提出しなければならない。ただし、会社が提出を要しないと判断した場合には、下記の書類の一部について提出を免除することがある。
（１） 履歴書（３ヶ月以内の写真を添付）、職務経歴書
（２） 健康診断書
（３） 源泉徴収票（暦年内に前職のある者のみ）
（４） 年金手帳、雇用保険被保険者証（所持者のみ）
（５） 個人番号カードまたは通知カード（提示）
（６） 必要により、自動車運転免許証の写し、住民票記載事項証明書、資格証明書の写し、学業成績証明書の写し、卒業証明書の写し
（７） その他会社が必要と認めたもの３ 在職中に上記提出書類の記載事項で、個人番号、氏名、現住所、家族の状況等に異動があった場合は速やかに会社に申告すること。
４ 第２項の規定に基づき会社の提出された書類（第５号の個人番号カードまたは通知カードを除く）は、次の各号の目的のために利用する。
（１） 配属先の決定
（２） 昇降給の決定
（３） 賃金、賞与並びに退職金の決定及び支払い
（４） 所得税及び社会保険料の控除
（５） 人事異動（出向の場合を含む。）
（６） 教育管理
（７） 健康管理
（８） 表彰及び制裁
（９） 退職及び解雇
（10） 災害補償
（11） 前各号のほか、会社の人事政策及び雇用管理の目的を達成するために必要な事項５ 第２項第５号で取得する個人番号の利用目的は、次の各号の目的のために利用する。
なお、社会保障や税の定められた書類に個人番号を記載することは法令で定められた義務であるため、従業員は提出及び利用を拒むことができない。
（１） 給与所得・退職所得の源泉徴収事務
（２） 健康保険・厚生年金保険届出・申請事務
（３） 雇用保険届出・申請事務
（４） 雇用関連の助成金申請事務
具体的な改訂内容は会社によって異なるので、就業規則作成や変更の際は社会保険労務士等の専門家と相談しながらすすめると良いでしょう。
変更するなら、特定個人情報保護委員会のページも参考にしましょう。
事業者編１：個人番号の利用制限
Ｑ１－１個人番号の利用目的を特定して、本人への通知等を行うに当たり、個人番号の提出先を具体的に示す必要がありますか。
Ａ１－１個人番号関係事務は、本人から個人番号の提供を受けて、その個人番号を個人番号利用事務実施者に提供する事務であり、通常これらの事務を利用目的として示せば提供先も明らかになっているものと解されますので、必ずしも個々の提出先を具体的に示す必要はありません。Ｑ１－１－２個人番号の利用目的について、個人情報保護法における個人情報の利用目的とは区別して本人に通知等を行う必要がありますか。
Ａ１－１－２個人番号の利用目的と個人情報保護法における個人情報の利用目的とを区別して通知等を行う法的義務はありませんが、個人番号の利用範囲は限定されているため、その利用範囲を超えて利用目的を特定・通知等しないよう留意する必要があります。（平成27年４月追加）
個人番号の利用制限や利用目的については、企業主も十分理解しておく必要があると思いますので、政府の関連サイトチェックは必須です。
