「マイナンバー管理 freee」に新機能追加！より安全かつ効率的に！

無料から始めて、月額980円でマイナンバーをクラウド上で管理。高価なシステム導入や、安全対策に手間をかける必要はありません

マイナンバーの収集から保管、利用、破棄までがクラウド上で完結。物理的なリスクも大きく軽減できます。

金融機関並みの通信・暗号化でセキュリティ体制は万全。安全管理措置に則って、大切な情報をしっかり守ります

freee 株式会社（本社：東京都品川区、代表取締役：佐々木大輔、以下 freee ） が運営する「マイナンバー管理 freee」は、大幅に機能をアップデートしました。各従業員が直接マイナンバーを入力する機能や取引先のマイナンバー管理もワンストップで行うことができるようになりました。より安全かつ効率的にマイナンバーを収集できるようにする機能を今後も追加していきます。

マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要であり、原則として、
①個人番号カード（番号確認と身元確認）
②通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
③個人番号の記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
のいずれかの方法で確認する必要があります。

各従業員が、本人とその扶養親族のマイナンバーを直接入力し、番号確認書類と身元確認書類のアップロードができるようになりました。事業者は、安全かつ効率的に、従業員およびその扶養親族のマイナンバーの取得と面倒な「本人確認」※を freee 上で完結することができます。

また、従業員だけではなく、外注先の個人事業主のマイナンバーもワンストップで管理可能。なお2017年より、事業者は個人事業主に外注する際にそのマイナンバーも取得し、管理、またそれを支払調書に記載することが義務化される。これを受け、2016年秋には、外注先の個人事業主のマイナンバーを含んだ支払調書の作成にも対応するという。

b 取扱規程等に基づく運用
取扱規程等に基づく運用状況を確認するため、システムログ又は利用 実績を記録する。
≪手法の例示≫
* 記録する項目としては、次に掲げるものが挙げられる。
・ 特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録
・ 書類・媒体等の持出しの記録
・ 特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録
・ 削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等
・ 特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者
の情報システムの利用状況(ログイン実績、アクセスログ等)の記録
【中小規模事業者における対応方法】
○ 特定個人情報等の取扱状況の分かる記録を保存する。

c 取扱状況を確認する手段の整備
特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための手段を整備する。
なお、取扱状況を確認するための記録等には、特定個人情報等は記載 しない。
≪手法の例示≫
* 取扱状況を確認するための記録等としては、次に掲げるものが挙げられる。
・ 特定個人情報ファイルの種類、名称
・ 責任者、取扱部署
・ 利用目的
・ 削除・廃棄状況
・ アクセス権を有する者
【中小規模事業者における対応方法】
○ 特定個人情報等の取扱状況の分かる記録を保存する。

このほか、マイナンバーの閲覧やダウンロードといった、「マイナンバー管理 freee」上で行った操作や閲覧の履歴を保存できるようになった。ユーザー名、日時、IPアドレスなどとともに記録され、不正への抑止効果が期待できる。

マイナンバーを含む従業員情報のエクスポートにも対応。freeeで収集したマイナンバーをCSVファイルとして出力し、他のソフト／サービスに取り込んで連携利用できる。

freeeでは今後、マイナンバーの記載が義務付けられている書類の提出が2017年から始まるのを見据えた機能追加を進めていく。今秋には、「クラウド給与計算ソフト freee」「クラウド会計ソフト freee」との連携により、マイナンバーを記載した従業員の源泉徴収票や年末調整申告書、取引先の個人事業主の支払調書を作成できる機能を追加する計画だ。