中小企業主に見てもらいたい！マイナンバーに関するＱ＆Ａ

.法人番号はどのように指定され、いつどのように通知されるのですか

数字のみで構成される13桁の番号で、設立登記がされている法人の場合は、特段の手続を要しないで法人番号が指定され、登記上の本店所在地に通知されます。現時点では、平成27年10月下旬より順次通知される見込みです。なお、法人番号は、マイナンバーと異なり利用範囲の制限がなく自由に利用できます。

Q.クラウドサービスでマイナンバーを管理するとはどういうことですか？

A.クラウドサービスを使用せずにマイナンバーを運用するには、
　1.従業員から会社へマイナンバーを提供してもらう
　2.会社は提供されたマイナンバーを基に各種書類作成
　3.個人番号利用事務事業者へ提出
という流れになります。

従業員からマイナンバーの提供を受けた会社は、安全管理措置を講じたり、基本方針の策定を行なったり、利用目的を明示したりといった義務を果たす必要があります。

そこでクラウドサービスがそれらの安全管理措置の義務を引き受けることによって、企業が負担しなければならないマイナンバー導入に関する手間やコストをかけずに済むということになります。

Ｑ．組織的安全管理措置に「取扱状況を確認する手段の整備」とあるが、具体的にどうすればいいのか？
Ａ．台帳を作成して、特定個人情報ファイルについて記録する。

組織的安全管理措置における「取扱状況の記録」とは、マイナンバーを含んでいる特定個人情報ファイルがどのように取り扱われているか、具体的には、社内のどこにどのような形で存在しているか、どんな目的で利用されているか、誰がアクセスできるのか、いつ誰が廃棄したのか、などを分かるように記録することを意味します。その手法まではガイドラインでは言及されてはいませんが、台帳で管理するのが一般的ではないでしょうか。

【事業者編】
1:個人番号の利用制限
Q1-1-2 個人番号の利用目的について、個人情報保護法における個人情報の利用 目的とは区別して本人に通知等を行う必要がありますか。

A1-1-2 個人番号の利用目的と個人情報保護法における個人情報の利用目的とを区 別して通知等を行う法的義務はありませんが、個人番号の利用範囲は限定されているた め、その利用範囲を超えて利用目的を特定・通知等しないよう留意する必要があります。

Q.具体的に検討されている個人番号の利用拡大の内容について教えてください。
前田
はい。IT総合戦略本部のマイナンバー等分科会では、「戸籍事務」「旅券事務」「預貯金付番」「医療・介護・健康情報の管理・連携等に係る事務」「自動車の登録に係る事務」への個人番号の利用拡大を検討しています。
個人番号の利用や各種情報の連携により、事務効率の向上や公共性の高いさまざまなサービス創出が期待されます。

例えば「戸籍事務」については、戸籍情報などの検索に個人番号を利用することが検討されています。実現すれば、職員は従来行っていた電話での戸籍情報の確認や郵送での戸籍謄本の入手が不要となり、正確で迅速な業務が可能となります。さらに、「旅券事務」の旅券発給事務にもメリットが生まれます。例えば、情報提供ネットワークシステムによって申請者の戸籍情報が入手できるようになり、旅券申請時に申請者が戸籍謄本を提出する必要がなくなるなど、住民サービスの向上が期待できます。また、「自動車の登録に係る事務」では、自動車の所有者・使用者の住所変更に係る手続時に、住民票の提出を省略するなど手続きを行う住民と、事務を行う職員の双方においてメリットが期待できます。
「預貯金付番」については、銀行などの預金口座に個人番号を適用することが検討されており、これにより行政機関が個人の資産を把握でき、脱税や生活保護の不正受給を防止することが期待できます。