早めの対応が必要！2016年の退職者とマイナンバー

従業員が退職した場合、《退職者源泉徴収票》の帳票にマイナンバーを適用します。

2016年にはいって退職者が出た場合には「退職所得の源泉徴収票」を退職後1カ月以内に作成しなければなりません。

平成28年中に退職者が出た場合、その方の源泉徴収票は新様式となりますので注意してください。

【法定調書】
平成28年1月1日以降の金銭等の支払等に係る法定調書から
　通常　（例）平成28年分給与所得の源泉徴収票→平成29年1月31日まで
　例外　（例）退職所得の源泉徴収票は、退職の日以後1月以内

給与所得の源泉徴収票は退職後1か月以内に退職した従業員へ交付しなければなりません。
つまり、平成28年（2016年）1月1日を退職日とする従業員が発生した場合、最短で平成28年（2016年）2月1日までにマイナンバーを記載した源泉徴収票を作成し、退職者へ交付する必要があるということになります。

たとえ個人事業主であっても、売上1,000万円を超えた課税事業者の場合は消費税を支払わなければなりません。
その場合は「消費税及び地方消費税の確定申告」に、従業員がいて給与や報酬・料金、退職金などの支払がある場合は「法定調書」に、それぞれマイナンバーを記入しなければなりません。
いずれも、2016年（平成28年）分からが対象です（消費税の確定申告期間は、2017年（平成29年）1月1日～3月31日）。

【マイナンバーを記載する書類例】
○退職所得の源泉徴収票・特別徴収票
○健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届
○雇用保険被保険者資格喪失届など

平成28年中に退職者が出た場合、退職者のマイナンバーが分からない、平成28年分の源泉徴収票や給与支払報告書が作成できなくなってしますからです。
今年の年末調整時には、あらかじめ従業員に平成28年分扶養控除等申告書を作成・提出してもらうことが必要となるでしょう。

退職後に給与所得の源泉徴収票を作成する場合、番号確認と本人確認を電話やメールで行なうことがあります。場合によっては本人と連絡がとれないということもあるかもしれません。

「マイナンバーの使用開始は来年の1月からだよね。そうしたら、来年の1月に従業員からマイナンバーを取得すればいいよね。」と考えていると、この場合、会社が退職後の従業員に改めて連絡を取り、マイナンバーを取得することとなります。

また「退職した会社に用はない。」とばかりに、退職した従業員がマイナンバーの提供に協力してくれない場合もあるかもしれません。そのため事前に準備できる部分は、事前に準備をしておいた方が無難です。

社会保障および税に関する手続書類の作成事務を行う必要がなくなりますので、保存期間の経過した書類は破棄または削除しなければなりません。
マイナンバーが記載された書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけません。必ずシュレッターなどで番号がわからないように破棄して下さい。

廃棄の際には、シュレッダーにかけるなど、復元不可能にすることが求められています。
パソコンに保存している場合には、データ消去専用ソフトなどを用いることが求められていますので、注意しましょう。
廃棄は責任者が行うようにし、責任者は廃棄の記録を取るようにしましょう。

マイナンバーは、番号法で限定的に明記された事務を処理するために限り、収集または保管されることが許されるので、マイナンバーが記載された書類・帳票等の法定保存期限が到来した後は、速やかに廃棄または削除することが必要となります。

マイナンバーを削除すれば通常の個人情報として保管は可能になりますので、退職後も情報を保管・管理したいということであれば、マイナンバーにかかる部分だけを復元不可能な程度にマスキングまたは削除するといった対応が必要です。