マイナンバー関連の研修は、いつまでにどんな内容ですればいいのか？

平成27年10月までには、一定の従業員教育をしておくことが望ましいでしょう。

平成27年10月から、マイナンバーが各世帯に「通知カード」によって通知されることになります。そうしますと、マイナンバーについての話題がこれまで以上に盛んになり、疑問や不安を抱える人たちも増えてくると思われます。

　この段階で、取引先や株主などから、マイナンバーの取扱いに関する問い合わせがくることが想定されます。

　問い合わせを受けた従業員が、マイナンバーを利用できる場面が限られていることや、目的外利用ができないことなどについて的確に説明することができれば、取引先からの信頼も深まり、業務が円滑に進むと思われます。

　反対に、十分な説明ができないと、トラブルが発生する元にもなり得ます。

　ですので、この時期までに、特にマイナンバー事務取扱担当者に対して、マイナンバーの取扱いについての研修等を行っておく必要があります。

　対外的な対応を絞るため、問い合わせ窓口を設けることも有効でしょう。

　研修資料としては、マイナンバーの取扱いに関する監視・監督を行う機関である「特定個人情報保護委員会」が公表しているガイドラインを用いるとよいでしょう（HPに掲載されているのでどなたでも取得できます）。

ガイドライン改正に関するお知らせ（平成27年10月９日）
　平成27年10月２日に所得税法施行規則等の改正が行われ、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行後の平成28年１月以降も、給与などの支払を受ける方に交付する源泉徴収票などへの個人番号の記載は行わないこととされました（税務署に提出する源泉徴収票などには個人番号の記載が必要です。）。これに伴い、平成27年10月５日に「『特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）』及び『（別冊）金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン』に関するＱ＆Ａ」を更新しました。ガイドラインの具体的な事例の修正は、所得税法施行規則等の施行に合わせて平成28年１月を予定しておりますので、あらかじめお知らせします。
　詳しくは、ガイドライン改正に関するお知らせ (PDF：132KB) を参照してください。

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン
（事業者編）

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）（本文及び（別添）特定個人情報に関する安全管理措置） (PDF：817KB)
（別冊）金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン (PDF：599KB)

日本郵便は１２日、マイナンバー（社会保障・税番号）を記した「通知カード」の配達状況をまとめた。１１日時点で配達済みの世帯は約１割で、政府が予定する今月中の全世帯への配布が難しくなってきた。

　通知カードは、計５６７２万通の簡易書留で各世帯に届ける予定だが、１１日までに終えたのは５９５万通。政府が掲げる「おおむね１１月末までの配達完了」は、「極めて厳しい状況」（日本郵便広報）という。

　日本郵便によると、通知カードをつくる国立印刷局から郵便局への搬入が進んでおらず、１１日までに４２％分に当たる２３９３万通しか搬入できていない。配達先を間違えるミスや、受け取りのサインを偽造する不正が計１８件発覚し、再発を防ぐために点検に力を入れていることも、配達に時間がかかる一因という。

　日本郵便は、配達員の残業を増やしたり、休日を返上したりして、配達のペースを上げる方針。通知カードの作成を印刷局に委託している地方公共団体情報システム機構は「一部の配達は１２月になる可能性がある」としている。

事務取扱担当者の明確化

事務及び特定個人情報を取扱う担当者を明確化します。
これについて、担当者の明確化はどこまで行えば良いのでしょうか？
終局的には、事業者ごとで扱いが異なるとしか言えないのですが、目安として特定個人情報保護委員会の回答では、担当者を個人名で特定する必要はなく、部門として明確化されていれば良い、としています。
ですので「A課」や「B部門」といった形や「C事務担当者」 といった形での明確化も可能です。
そのため、経理課の内部でそれぞれ担当する事務が決まっている場合は、実際に源泉徴収票作成事務に該当する者ではなく、経理課という明確化の仕方も可能です。
しかし、担当者の範囲をあまりに広くしてしまうと、実際の安全管理措置を実施する際にかえって大きなコストがかかることがあります。
事務担当者を明確にする理由は、マイナンバー取扱事務の範囲を超えたところでマイナンバーを含む特定個人情報が利用されないような管理体制を構築するためです。
事業者がその特定した範囲で、適切な安全管理措置を実施できるかどうか、が重要なのであって、形式的に明確化したところで意味はありません。

事業者内で行われている事務の中で、どの事務でマイナンバーを利用しなければいけないのか、を明確にします。
原則として、社会保障・税の分野ですので、以下の部門が関係してくる可能性が高いと考えることができます。

関係部門関係事務の例

人事・給与業務担当部門　健康保険・厚生年金保険届出事務　源泉徴収表作成事務
経理担当部門　法定調書作成事務
営業担当部門　法定調書作成事務が必要な取引先の管理

上記のような部門が取扱っている可能性が高いわけですが、実際にはその他の部門でもマイナンバーを利用する事務があるかもしれません。

例えば、情報システムの管理などを行っている部門では、マイナンバーを用いたデータを管理している可能性があります。

また事業者のデータ整理をクラウド上で行っている場合、マイナンバー管理の「委託」に該当する可能性があります。

また、提携先の税理士や社労士などの窓口になっている部門も、マイナンバーの「提供」を行っていることとなります。
以上のように、マイナンバー取扱事務の範囲を明確化するためには、組織横断的な調査が必要となります。

このようにして明確化した事務の範囲は、後で事業者内部でのマイナンバー利用目的を定める際にも参考となります。