企業は委託先や取引先のマイナンバーも必要とするの？

税や社会保険に関する手続きを委託している場合をはじめ、委託先・取引先との間でもマイナンバーについてどのように取り扱うのかを決めていかなければなりません。特に委託という点では、マイナンバーの取り扱いについては委託元に監督責任がありますので、注意が必要です。委託先・取引先とのやり取りの中でのマイナンバーの取り扱いの留意点について見ていきましょう。

取引先からマイナンバーを取得する必要性

　取引先との関係で、マイナンバーが関わってくるケースとしては、弁護士や税理士、社会保険労務士などに報酬を支払っている場合です。支払調書へマイナンバーを記載する必要がありますので、委託先にもマイナンバーの提供・本人確認を求めることになります。

　また、株主への配当の際に支払調書を出しますが、この時も同様にマイナンバーを記載しますので、企業は株主からもマイナンバー取得の必要が生じます。

　取引先としては他に賃貸している不動産オーナーに対する支払いも挙げられます。ただ、不動産賃貸借契約の内容が支払調書提出不要と明らかな場合は、マイナンバーの取得は必要ありません。

業務フロー

マイナンバーは、社内の様々な関係部門・部署で取扱うことになるため、組織横断的な対応が必要となる。図表5においては、業務フローのイメージと各フェーズにおける留意事項等を示している。

個人番号カードの両面を画像データにしたものをメールに添付する方法が、正確性を確保するもっとも望ましい方法となります。または通知カードと本人確認書類（免許証やパスポート）の両方の画像データを添付することも可能です。

オンライン上での手続きとして、事業者が発行したIDとパスワード認証によって本人確認とすることも可能です。ただしIDとパスワードを発行するために免許証などによって本人確認を行なっていることが前提条件となります。さらに事業者から発行したIDとパスワードを入力する必要があります。自分で新規設定したIDやパスワードは本人確認による手段としては十分ではありませんが、事業者から提供されたIDでログインしたあとに自分で変更登録した場合はその限りではありません。ログイン認証を行なうことができる=本人確認が完了している状態となった上で、通知カードコピーの郵送または通知カードを撮影したものを送付することによって、番号確認を行なうことになります。

マイナンバーについては、適切な安全管理措置が必要とされています。この点については、中小企業の場合は、不必要なデータは極力持たないという考え方も一つの解決策です。
　例えば、年末調整に関する事務は税理士事務所に依頼し、社会保険関係の手続は社会保険労務士に任せるということであれば、社内でマイナンバーとひも付けにしたデータを、保有する必要がありません。つまり、パソコン等への入力は不要になります。従業員や取引先からマイナンバーを取得したら、そのまま税理士事務所や社会保険労務士事務所に預けてしまい、完成した書類が届いたら従業員に配布するものは配布して、保存義務があるものは年度ごとにわけて、鍵付きのロッカーへ保管するというような対応でもそれほど問題がありません。保管期限が切れたものを、廃棄しやすいように年度と内容物は明記して封緘してしまうなどの手法も考えられます。多くの場合は、税務調査のときなどにしか見ることはない書類です。
　一方で、中小企業でも、年末調整や社会保険の事務を社内で行っている場合は、何らかの形で、従業員や取引先のマイナンバーを管理することが必要になります。小規模なら、リストを一枚作成するくらいでも大丈夫ですが、それなりの人数になるとコンピュータで管理する必要が生じると思われます。このような場合には、以前ご紹介している安全管理措置について具体的な検討を行う必要があるでしょう。

利用開始時期の確認
法定調書の提出期限を考慮した前広な収集スケジュールを作成する。
特に短期雇用、スポット契約、2016年早期での退職等に留意する。

利用・保管・廃棄ルールの確定
利用：特に利用目的以外で取得してしまった場合の対処方法を検討する。
保存：システム対応、電子ファイルなど保存媒体に応じたセキュリティ対策の整備と実施。
廃棄・削除：期限管理と法定の保管期限経過後の速やかな廃棄方法・ルールの整備と実施。

教育研修・監査の実施
事務取扱担当者に対する研修（必須）
その他の役職員に対する研修（任意）
自主点検・内部監査等の実施（必須）

委託先の有無の確認
調査票・ヒアリング等に基づいて、マイナンバーを取扱う業務について委託先の有無を確認する。
委託先としては、グループ内（シェアード）および外部業者（事務代行・クラウドサービス等）が考えられる。
委託先がある場合は、秘密保持・受渡返却ルール・遵守状況の報告義務等を委託契約に織込むことを検討する。

Q1 法人番号の公表に関する具体的なスケジュールについて教えてほしい。

（答）

法人番号、法人の名称及び所在地の基本3情報を公表する「国税庁法人番号公表サイト」は、平成27年10月5日（番号法の施行日）に開設しています。

法人番号の公表は、法人番号の指定を受けた者に対し、法人番号を指定したこと、その年月日及び指定した法人番号などを記した通知書を発送した後、概ね2日程度で、インターネットを利用して公表します。

具体的には、平成27年10月22日に通知書を発送した法人等の情報は、平成27年10月26日に公表する予定であり、以降、通知書発送予定日の2日後（土日祝日を除く）に、順次公表していきます。

法人番号の「通知・公表」開始スケジュールについて

なお、番号法の施行日時点で法人番号の指定対象となる設立登記法人に対する法人番号の通知は、平成27年10月22日から順次行い、同年11月25日に完了する見込みです。そのため、全ての設立登記法人の情報を対象とした検索・閲覧機能は、平成27年11月27日から、データダウンロード機能、情報記録媒体によるデータ提供及びWeb‐API機能は、平成27年12月1日から提供開始できるよう準備を進めています。