【企業向け】こんな時どうする？【マイナンバー制度】

個人番号の利用目的の通知等の方法は、書類の提示のほか社内ＬＡＮにおける通知が挙げられますが、個人情報保護法第18条及び主務大臣のガイドライン等に従って、従来から行っている個人情報の取得の際と同様の方法で行うことが考えられます。（2015年9月回答）

マイナンバーが記載されている書類の提出を受けるたびに必要。扶養控除申告書類など定期的に提出される書類に記載されるため、定期的に本人確認を行う必要がある。また、健康保険関連の給付申請や財形貯蓄の手続きなどを行う際にも、その都度行う必要がある。

代理人からマイナンバーの提供を受ける場合は、①代理権、②代理人の身元、③本人の番号の３つを確認する必要があります。原則として、
① 代理権の確認は、法定代理人の場合は戸籍謄本など、任意代理人の場合は委任状
② 代理人の身元の確認は、代理人の個人番号カード、運転免許証など
③ 本人の番号確認は、本人の個人番号カード、通知カード、マイナンバーの記載された住民票の写しなど
で確認を行いますが、これらの方法が困難な場合は、他の方法も認められます。

マイナンバーの対象となるのは、住民票コードが住民票に記載されている日本国籍を有する者および、中長期在留者と特別永住者等の外国人。外国籍でもこれに当てはまっていればマイナンバーは発行される。

従業員からマイナンバーの提供を拒否された場合は、法令で定められた義務であることを告知し、提供を求めることになりますが、それでも提供を拒否された場合は、書類の提出先の機関の指示に従うことになります。

マイナンバーは個人に割り振られる番号であるため、結婚や養子縁組といったことでは変化しない。基本的に出生時に付与された番号を一生利用する。

マイナンバーは結婚によって姓や住所が変わっても変更されないが、結婚や出産等によって扶養家族が増えた場合には扶養家族のマイナンバーを企業が取得し、管理する必要がある。また扶養者が扶養からはずれた場合や、子が独立して扶養対象ではなくなった場合など、移動があった場合には逐次確認しなければならない。

金融機関を除く一般企業で、給与関係以外でマイナンバー等を記入しなければならない法定調書はおおむね次のとおりです。

・報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
・不動産の使用料等の支払調書
・不動産等の譲受けの対価の支払調書
・不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書
・配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書
・配当等とみなす金額に関する支払調書
・匿名組合契約等の利益の分配の支払調書
・非居住者等に支払われる人的役務提供事業の対価の支払調書等

・情報連携や情報提供ネットワークシステムの業務に関して知り得た秘密を洩らし、または盗用した場合：3年以下の懲役　または150万円以下の罰金

・国、地方公共団体などの役職員が職権を乱用して、職務以外の目的で個人の秘密に属する特定個人情報が記録された文書などを収集した場合：2年以下の懲役　または100万円以下の罰金

・正当な理由なく、業務で取り扱う個人の秘密が記録された特定個人情報ファイルを提供した場合：4年以下の懲役　または200万円以下の罰金

・業務に関して知り得たマイナンバーを自己や第三者の不正な利益を図る目的で提供、または盗用した場合：3年以下の懲役　または150万円以下の罰金

・人を欺き、暴行を加え、または脅迫することや財物の窃取、施設への侵入、不正アクセス行為などによりマイナンバーを取得した場合：3年以下の懲役　または150万円以下の罰金

・偽りその他不正の手段により通知カード又は個人番号カードの交付を受ける場合：6か月以下の懲役　または50万円以下の罰金

・特定個人情報の取扱いに関して法令違反のあった者、特定個人情報保護委員会の命令に違反した場合：2年以下の懲役　または50万円以下の罰金

マイナンバーが変更されたときは事業者に申告するように従業員などに周知しておくとともに、一定の期間ごとにマイナンバーの変更がないか確認することが考えられます。毎年の扶養控除等申告書など、マイナンバーの提供を受ける機会は定期的にあると考えられるので、その際に変更の有無を従業員などに確認することもできます。（2014年7月回答）

番号法として罰則が規定されており、内容によって懲役または罰金が規定されている。特に関係事務に従事していた者が業務上知り得た番号を不正に他社に提供した場合には懲役と罰金が併科されることもある。

個人番号関係事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。なお、廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください。（2015年9月回答）

マイナンバーコールセンター(0570-20-0178)が平日9時30分～17時30分まで対応する。