マイナンバー制度は中小企業にとってハードルが高い?

平成28年1月より、マイナンバーを利用して社会保障や税金などを情報を一括管理することにより、社会インフラが確立し行政の効率が良くなります。国民にとっては得るものが大きいと言われる制度ですが、中小企業や零細企業にとっては事務的に厄介なことになることは避けられません。

社内においての個人番号の取り扱い

企業において、マイナンバーに対応するには事務処理の刷新が必要です。
マイナンバーを従業員から取得し、行政機関に報告する義務を負うことになります。

準備しておくこととしては、最初に社内においてのマイナンバー取り扱い担当者を決めることでしょう。そして、その担当者を講習会などに出席させて制度の理解を深めておきます。
会社でも勉強会などを開き、社員全員にセキュリティの重要度を周知徹底させておかなければなりません。
また、個人番号の具体的な管理体制を決めて、適正な取り扱いを心がけます。
社内でのマニュアル作りが必要で、マイナンバーを取得した後に、どのように管理するか、保管や利用方法、それに廃棄の方法も決めておかなければなりません。

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この本人確認措置を電子メールなどのオンラインで行うことはできるのでしょうか?結論からいうと、可能です。具体的には、以下の方法で行うことができます。
マイナンバー 電子メールによって提供を受ける方法

電子メールによって、提供を受ける場合には、以下のようにする必要があります。

番 号 確 認
番号確認書類(個人番号カード、番号通知カード、マイナンバー付き住民票の写し等)のPDF・画像データをメールに添付して送信

    身 元 確 認
身元確認書類(運転免許証等)のPDF・画像データをメールに添付して送信してもらう。

上記のように、番号確認書類及び身元確認書類を、画像ファイル又はPDFファイルにして、それを添付した電子メールの送信を受けることにより、本人確認措置を行うことができるのです。

イントラネットやインターネット使って、本人確認措置

また、会社のイントラネットを使って、上記と同じように、PDF・画像データをメールしても、本人確認措置をすることができます。

また、インターネット上のウェブサイト等にアップロードすることでも可能です。

このように、本人確認措置を簡便化することにより、手間をかけずに、マイナンバー対策をするようにしましょう!

事務処理に必要な個人番号ですが、最初は本人確認などをして取得しなければなりません。
社員ならば聞きやすいですが、アルバイトやパートなどは会社に不在のときは取得しにくくなります。
企業において従業員の個人番号の取得はインターネットやイントラネットを通しても取得できます。
しかし、社内のネットはともかくインターネットを使って番号を取り扱うためには暗号化などの措置が必要になります。
また、社内で取り扱うときにも暗号化するべきでしょう。

以下に、個人番号を簡単に暗号化するサイトを紹介しておきます。
これは無料で出来ますが、できれば事務用の本格的なソフトを導入することをお勧めします。

中小企業において個人番号などの文章をPDFに変換できるソフトを以下に紹介しておきます。
無料のソフトなので機能は限られています。

社内のイントラネットにおいて、番号の取り扱い

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マイナンバー管理のセキュリティ対策

従業員から集めたマイナンバーの管理については、セキュリティ対策も含めて厳重に扱います。
マイナンバーの取扱いは、事務担当者と責任者だけに限定し、他の従業員や外部者には見られないような対策が必要です。

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事業者が社員から取得した個人番号をイントラネットに接続されたパソコンに保存する場合、サブネットマスクによってネットワークを分離したほうが良いです。通常の業務と個人番号を扱うネットワークを別にして業務を行うのです。これによって情報漏えいに対するセキュリティが向上します。
 IPアドレスは単なる32bitの数値なので、2つのパートから成り立っているといわれてもIPアドレスの数値だけでは、どこがネットワーク・アドレス部で、どこがホスト・アドレス部かを判断することはできないだろう。そこで登場するのが「ネットマスク(net mask)」もしくは「サブネットマスク(subnet mask)」と呼ばれる、やはり32bit幅の数値である。IPアドレスを語るときには、必ずといっていいほど、このネットマスクの値も考慮しなければならない。例えば冒頭のWindows 2000におけるIPアドレスの例でも、IPアドレスのすぐ下には、「サブネット マスク」の値が同時に表示されていたのを思い出していただきたい。この数値こそが、ネットワーク・アドレスとホスト・アドレスを分離するための鍵となる数値なのである。
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マイナンバー制度開始後は、企業において従業員のマイナンバーを取り扱うことになります。マイナンバー導入後に企業が注意するべきなのは、マイナンバーを含む個人情報が記載された書類は、必要がないのに保管しておくということができないということです。必要がなくなった個人情報に関する書類は、シュレッダーなどを使って復元できない状態にして破棄する必要があります。
必要がなくなった個人番号は速やかに破棄しなければなりません。書類の場合はシュレッダーなどで確実にせん断し、パソコンに保存されていた個人データは、確実に消去します。どちらにしても消去する日付を管理しておき、マニュアルを作成して当日になったらきちんと処理できる事務体制を整えることが必要です。

政府からの注意の呼びかけ

企業において個人番号の管理は重要です
最後に政府からの注意を呼び掛ける記事を掲載しておきます。
重要なお知らせ

マイナンバー制度に便乗した不正な勧誘および個人情報の取得にご注意ください。マイナンバー制度をかたった不審な電話、メール、手紙、訪問等には十分注意し、内容に応じて、相談窓口をご利用ください。

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