企業が従業員のマイナンバーを収集する必要があるのに、従業員が提出拒否をして困ってしまうということってありますよね。そのようなことを防ぐための対策についてまとめましたのでご紹介します。
会社は従業員のマイナンバーを収集する必要があります。
民間事業者でも、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載して、行政機関などに提出する必要があります。また、証券会社や保険会社が作成する支払調書、原稿料の支払調書などにもマイナンバーを記載する必要があります。（2014年6月回答）
民間企業でも従業員のマイナンバーを取り扱います。
マイナンバーは各種申告書に記載する必要があります。
マイナンバーは各種申告書に記載する必要があります。
従業員のマイナンバーの活用について
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1.年金や医療などの社会保障例えば、社会保険や雇用保険の資格取得届など、従業員の入社手続きでの活用が想定されています。
これまでは年金事務所やハローワークなどそれぞれの窓口に別々の番号が割り当てられていましたが、それらが統一されると予想されています。
2.税金例えば、源泉徴収票や給与支払報告書への記載が想定されています。
市区町村ごとに分かれていた事業所番号も、統一されると予想されています。また、個人事業主などの確定申告でも活用される見込みです。
3.災害対策被災者台帳の作成事務などへの活用が想定されています。
この３つの分野以外には利用が厳しく制限されます。
取引先からもマイナンバーを取得する必要があります。
支払調書に法人マイナンバーを記載するために、やりとりする必要がある。取引先から報酬を受ける場合には、法人マイナンバーを提供する。また、取引先に報酬を支払う場合には、法人マイナンバーの提供を受ける。
逆を言えば、自分の会社の法人番号を取引先の会社に教える必要も出てきます。
マイナンバーの取り扱いの範囲について
民間事業者でもマイナンバーを取扱います。パートやアルバイトを含む従業員を雇用する全ての民間事業者が対象となります。もちろん個人事業主もマイナンバーを取扱います。民間事業者は、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに、マイナンバーと法人番号（＊）を記載して行政機関などに提出する必要があります。また、証券会社や保険会社が作成する支払調書、講演や原稿料の支払調書などにも記載する必要があります。
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税理士や社労士にマイナンバーに関する業務を委託することは可能です。
従業員がマイナンバーの提出を拒否した場合
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従業員の側からは本当に〝会社にマイナンバーを提供しても大丈夫なのか〟といった不安などもある人も中にはいるようですが、会社としては、従業員のマイナンバーを取得しなければ、いろいろな従業員の手続きが滞ってきてしまいます。どうしても、従業員がマイナンバーの提供を拒否する場合は、〝法律で定められた義務〟であることを伝え、協力してもらうしかありません。
どうしても、それに応じないようであれば、マイナンバーを記載する必要のある書類の提出先期機関の指示に従ってください。
情報流出などを危惧してマイナンバー提出を渋っている従業員がおり、業務が滞っている会社もあるようです。
安全管理措置を策定して従業員にも周知させましょう。
従業員のマイナンバー提出拒否を防ぐためにも、安全管理措置を定めて周知させる必要があります。
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基本方針の策定、取扱規程等の策定に基づいて、組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置の4つを行います。
「基本方針」と「取扱規程等」の違いは、「基本方針」は事業所の名称、関連法令・ガイドライン等の遵守、安全管理措置に関する事項、質問及び苦情処理の窓口等の基本的事項を定めるるのに対し、「取扱規程等」は取得、利用、保存、提供、削除・廃棄の各段階での具体的な扱いを定めるものです。