マイナンバー制度導入のチェックリストで御社の状況と比較してみましょう。

国民の一人ひとりにマイナンバー(12桁の個人番号)が割り当てられ、平成28年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続で使用がはじまります。それに伴い民間事業者も、税や社会保険の手続で、従業員などのマイナンバーを取扱います。

決めよう！
1マイナンバーを扱う担当者を決めましょう。

集めよう！
2マイナンバーを従業員から取得する際は、
利用目的を伝え、番号の確認と身元の確認をしましょう。

適切に管理しよう！
3マイナンバーが記載された書類は、
カギがかかる棚や引き出しに保管しましょう。

4ウィルス対策ソフトを最新版にするなど、
セキュリティ対策を行いましょう。

5退職や契約終了で従業員のマイナンバーが必要なくなったら、
確実に廃棄しましょう。

理解しよう！
6従業員にマイナンバー制度周知のための研修や勉強会を行いましょう。

まずはマイナンバーの管理者と事務担当者を決めます。
マイナンバーの事務担当者の仕事は、従業員からマイナンバーを聞き、データにまとめ、税務署やハローワーク、健康保険組合、年金事務所などに対して、各手続き時に必要な番号を報告することです。
管理者は、集めたマイナンバー情報を管理監督する役目になります。

中小企業でいえば、事務担当者は経理、管理監督者は社長になるでしょう。
社長が経理も兼任している場合はその両方を担うことになりますが、中小企業向けマイナンバーガイドラインでは、責任者と事務担当者は区分して管理するのが望ましいとされています。

利用目的を明示すること

マイナンバーを従業員から提供してもらうためには、まず、事前に利用目的をはっきりと示さなければいけません。これは個人情報保護法の第18条に規定されているルールですので、企業は遵守する必要があります。

本人確認を厳格に行うこと

なりすまし等の被害を防ぐため、日本のマイナンバー制度においては番号のみでの本人確認はしない方針となっています。マイナンバーを扱う際には、同時に本人確認もしっかりと行わなければいけません。

個人番号カードを所有している場合にはそれ1枚で本人確認が可能ですが、所有していない場合には複数の身分証明書によって厳格に審査する必要があります。

取得業務を外部委託することもできる

従業員の貴重な個人情報を取り扱うわけですから、システム面やセキュリティ面に自信のない企業の場合はマイナンバーの取り扱いが難しいかもしれません。そういった場合は、個人情報関連の業務を外部に委託することも認められています。

マイナンバー管理のセキュリティ対策例

管理するパソコンには「ログインパスワード」を付与する
管理するパソコン本体は「鍵のかかるロッカー」に入れる
管理するパソコンには「セキュリティソフト」を入れる
エクセルなどにまとめた場合は「データにパスワード」を付与する
データを外部にメールで送信する場合は、パスワードをデータと一緒に送信しない（誤送信による漏えいを防ぐため）
紙出力したものは「鍵のかかるロッカー」に入れる
マイナンバーの取扱状況のわかる記録を保存する（例：11月30日　年末調整に使用）
退社した社員については速やかに番号を破棄する
事務作業をするパソコンは、後ろから他の人が見えない位置に配置する

情報漏えい対策をはじめとする企業のセキュリティでは、その運用の“基盤”ともいえる組織的、人的な取り組みも重要だ。上述のガイドラインでも組織と人の両面から、民間企業に安全管理措置を講じるように求めている。多くの企業でセキュリティ対策に関する基本方針や規定、管理体制などが整備されているが、マイナンバー制度への対応に合わせて、ぜひ既存の仕組みも見直したい。

マイナンバーのことは全従業員にかかわってくることだから、しっかり内容を把握してもらわなければならない！情報が多すぎると理解が難しくなるし、少なすぎては大事なことを伝えられない！だから、資料を作る際は過不足なく情報を伝えることが重要になるだろう！

当然、業務にかかわってくる経理や総務、人事の人にはより専門的な取り扱い方やセキュリティの話が必要になるだろうから、より専門的なことに関しては専門業者に研修を依頼するのもいいかもしれない

イナンバーを記載する法定調書等の洗い出し、社内規定の見直し、体制の整備や社員への教育などが必要ですね。