マイナンバーは会社で雇うアルバイト従業員の分も集めましょう！

アルバイト社員が入社する際に、マイナンバーが記載された書類（扶養控除等申告書など）を取得します。マイナンバーを取得する際には、例えば「源泉徴収票作成事務」に利用するなど、利用目的を入社するアルバイト社員にきちんとお知らせするとともに、本人確認をすることが求められます。

なお、マイナンバーの利用範囲は、法律に規定された社会保障、税及び災害対策に関する事務に限定されていますので、法律で限定的に明記された場合を除き、提供の求め、提供、収集することはできませんので注意が必要です。

従業員だけでなくその扶養家族、および社会保険に加入していないパートやアルバイト、また社外の個人事業主に業務委託する場合にもマイナンバーを取得しなければなりません。
パートやアルバイトで1回限りなどの雇用の場合、マイナンバーの取得を忘れると、後からでは大きな手間と時間がかかる可能性があります。取得をしなければならない対象者を明確にして抜けや漏れがないように業務フローを作成して全部門に徹底しておかなくてはなりません。

従業員だけでなく、契約社員はもちろんパートやアルバイトからもマイナンバーを提出してもらう必要があります。学生のアルバイトであっても、会社から給与を払っている以上、マイナンバーが必要であることには変わりありません。

派遣社員の場合は、派遣元の企業が給与関連の業務を行っているので、派遣先企業ではマイナンバーを取り扱うことはありません。

当初、パート・アルバイトの本人に渡す源泉徴収票にもマイナンバーを記載するとされていましたが、10月2日に改正があり、本人に渡す源泉徴収票には、マイナンバーを記載する必要がなくなりました。

その結果、マイナンバーを記載する書類は、「図1」の通りとなっています。ただし、マイナンバーの記載時期と、書類の提出要件については、注意をする必要があります。

例えば「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」といった形で、利用目的を特定し、従業員に通知または公表する必要があります。

会社がマイナンバーを取り扱うことができるのは、原則として、源泉徴収票や支払調書といった書面を行政機関に提出する場合に限られます。

これ以外の目的で、会社が特定個人情報（マイナンバーをその内容に含む個人情報）を第三者に提供することや、保管し続けることは認められていません。

従業員の身元確認については、雇用契約成立時等に本人であることの確認を行っており、知覚（対面で確認）することにより、本人に相違ないことが明らかと判断できる場合には、身元確認のための書類の提示は必要ありません。ただし、番号確認は行う必要があります。

なお、国税庁では、本人確認に関する国税庁告示を定めておりますので、詳しくは「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行規則に基づく国税関係手続に係る個人番号利用事務実施者が適当と認める書類等を定める件（国税庁告示）」をご覧ください。

これまでは、雇用保険番号から分かるのは、直前の職歴だけだった。
アルバイトは雇用保険に入らないケースの方が多いので、その辺りはあいまいだった。今後は、例えば事情があって無職になって、雇用主が異なる日雇いバイトを複数やったとしよう。
どういう風に履歴が残るかは不明だが、おそらく職歴の個数は複数残るのではないだろうか。

まずは制度の概要を理解することが重要です。内閣官房のホームページでマイナンバー制度についての動画が公開されていますので、社内研修の一環として視聴を勧めるのも良いでしょう。また、10月に番号が通知されたら確実に保管しておくように、社内報や掲示板などで告知しておきましょう。