マイナンバーの取り扱いがきちんとなされているか、会社内でのチェックが必要不可欠です。監査を行い、いつでも出せるよう書面でまとめるようにしましょう。
マイナンバーの収集がスタート
via www.photo-ac.com
2015年10月よりマイナンバー（社会保障・税番号）が通知されます。 通知が始まり次第、従業員からマイナンバーの提出を受ける「マイナンバーの収集」が始まります。
マイナンバーには様々な活用法があります。個人でもありますが、企業の場合にはかなりのコスト削減が見込めるようです。
例えばＡ社があったとします。これまではＡ社にはいくつかの部署があって、それぞれを異なるコードで管理していました。これですと名称が不一致となるので、取引の情報の集約が困難になります。小さな会社ならできても、数千人の人材を抱える会社ならば、顧客情報の管理や、営業活動の効率化が難しくなり、情報の流出の危険性も出てくる恐れがあります。それがマイナンバーになれば、すべての部署を同じ法人番号で呼び出せますから、負担が大きく軽減されます。これによって、コストや労力が大幅に削減され、わかりやすいコードですから、情報のセキュリティーもやりやすくなります。こうした点がマイナンバーの活用法でしょう。
利用の目的は具体的に
事業者は、個人番号の利用目的をできる限り特定しなければならない（個人情報保護法第15条第１項）が、その特定の程度としては、本人が、自らの個人番号がどのような目的で利用されるのかを一般的かつ合理的に予想できる程度に具体的に特定する必要がある。
＊個人番号関係事務の場合、「源泉徴収票作成事務」、「健康保険・厚生年金保険届出事務」のように特定することが考えられる。
それぞれ何に利用するか、はっきりわかっている項目も少なくありません。
事前に確認しておきましょう。
事前に確認しておきましょう。
流出に注意すべし
先の日本年金機構における情報流出問題も、諸規程をはじめ組織体制や物理的・技術的なハード面の整備はなされていたと推察される。しかし、ソフトの面で本来パスワードを付して扱うべき機密文書にパスワードが付されておらず、情報流出発覚後も対応が後手に回ったことが被害を拡大させた。過去の個人情報漏えい問題をみても、記録媒体を勝手に外部に持ち出していたり、USBメモリに保存しその後に紛失してしまったり、誤送付により関係のない第三者に個人情報を漏えいしてしまったりと、扱う者の過失による場合がほとんどである。
保管方法を完璧にしている、と思っても、思わぬところからの流出も考えられます。
より精密な手順での運用、管理が必要です。
より精密な手順での運用、管理が必要です。
流出の責任は重大です
マイナンバー制度がはじまると、情報流出をさせない管理方法や仕組みづくりは会社にも求められる。会社が社員のマイナンバーを管理しなければならないからだ。仮に情報を流出させてしまった場合の会社に対する責任は非常に重い。
懲役や罰金など、罰則が厳しくあります。
万が一が無いように、準備が必要です。
万が一が無いように、準備が必要です。
監査を正確に行おう
会計事務所はマイナンバー取扱い事務の委託先として、顧問先の監督を受けることになります。
管理者がマイナンバー使用履歴を定期的に確認することを会計事務所の取扱い業務規定に定め、
またその確認内容を「マイナンバー使用業務監査報告書」等としてまとめ、顧問先に報告されることで顧問先の委託先監査の証明にもなります
常に気を配り、時には監査を行いましょう。
そして報告書として資料を作成することで、内外へのセキュリティの紹介書類にもできるのです。
そして報告書として資料を作成することで、内外へのセキュリティの紹介書類にもできるのです。