マイナンバー制度により、企業は早急な対策を施してきました。外部からの流出対策に目が行きがちですが、内部流出の対策も必要です。ここでは社員への教育で対策をする方法を見ていきましょう。
マイナンバー制度で行政手続きは簡素化される！
via www.photo-ac.com
通知カードは2015年10月頃から配布されており、申請すれば2016年1月以降にマイナンバーカードが交付されます。さまざまな行政手続きでの利用は、2016年1月から順次始まります。
マイナンバー制度が導入された背景には、行政手続きを簡素化しようという目論見があります。
これまでは年金には年金の、健康保険には健康保険の番号が割り振られており、それぞれで情報を管理していました。
相互に情報を交換する仕組みがなかったことによって、片方で変更手続きをしても、その情報がもう片方に反映されることはありません。
そのため、手続きもそれぞれに必要になって手間がかかっていました。
これまでは年金には年金の、健康保険には健康保険の番号が割り振られており、それぞれで情報を管理していました。
相互に情報を交換する仕組みがなかったことによって、片方で変更手続きをしても、その情報がもう片方に反映されることはありません。
そのため、手続きもそれぞれに必要になって手間がかかっていました。
マイナンバー制度のもとでは、別々だった情報がひとつの番号下で管理されますから、情報の共有が進み、一度の申請で複数の変更が可能になります。
これによって手続きは簡素化され、時間も手間も大いに省けることになると考えられています。
行政によるセキュリティー
マイナンバーに対する国民の懸念と保護措置○マイナンバーを用いた個人情報の追跡・突合が行われ、集約された個人情報が外部に漏えいするのではないか。
○他人のマイナンバーを用いた成りすまし等により財産その他の被害を負うのではないか。
⇒番号法では、マイナンバーの利用範囲を限定し、利用目的を超えた目的での利用を禁止するなど保護措置を規定。
マイナンバー法では情報を一元管理しているわけではありませんので、一つの機関でマイナンバーを含む情報が流出したとしても、他の情報を引き出せないようになっています。
マイナンバーの管理
技術的安全管理措置に関しては、家族経営の小規模企業などは、マイナンバーを取り扱う場所を決め、周囲から覗かれないようなレイアウトを行うことが最低限の策となろう。物理的・技術的な安全管理措置としては、マイナンバーリストを金庫へ保管することなどが考えられるが、金庫利用者の管理記録等が必要になるため、ITを利用したほうが結果的に楽な場合が多い。
マイナンバーは特定個人情報であり、小規模事業者もその取扱いをしなくてはならないため、これまで個人情報の取り扱いをあまりしてこなかった企業も、体制を整える必要がでてきました。
マイナンバーは計画的に取り扱う
マイナンバーの扱いで込み入っているのは、利用の制限・保管の義務だけでなく、「○年経過したら破棄する」などの破棄の義務があることです。これらの扱いについて現実的に考えると、自動で処理してくれるソフトがないと管理が難しいことが想定されます。手作業で対応ではなく、システムを使う、すべてアウトソースする、などの検討が必要です。
保管期限などを一人ひとり把握しておかなければならなく、社員の多い企業ではその負担が大きくなってしまいます。
セキュリティー対策なども考えるとアウトソースするのも手です。
セキュリティー対策なども考えるとアウトソースするのも手です。
教育計画が重要になる
企業の組織・人的対策が大きく遅れていることを表しており、経理や総務だけでなく、営業担当者も顧客や取引先のマイナンバーを取り扱うことから、私たちは、全部門的な取り組みやリテラシーの強化が急務であると考えます。
マイナンバーを取り扱う人を決めたとしても、どうしても一定の人数はマイナンバーに触れることとなってしまいます。
管理対策だけではなく、教育による人的対策も怠ることのないようにしましょう。
管理対策だけではなく、教育による人的対策も怠ることのないようにしましょう。