★マイナンバー　特定個人情報管理台帳

マイナンバーは法律で決められた分野（社会保障、税、災害対策）以外では利用しません。マイナンバーを使うときには本人確認が必要になります。

「マイナンバー制度」の導入で、国は「公正・公平な社会の実現」につながるとしています。マイナンバーを使えば、複数の仕事を持つ人の所得や家族全体の収入を把握しやすくなります。このため、所得の過少申告や、生活保護の不正受給などの防止につながり、本当に困っている人へのきめ細かな支援もできるとしています。

特定個人情報の廃棄
法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできないため、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

従来の個人情報保護法の規制に於いては、小規模事業者は、適用対象から外れていました。
しかしながら今回のマイナンバー法（番号利用法）に於いては全ての事業者が、その対象とされることに成りました。
そのため民間事業者は、小規模事業者であっても、個人番号の取扱いに関する規制に対応した社内規程を整備して、社内における個人番号の取扱いルールを明確にすると共に、社内研修を実施するなどして、従業員に、個人番号の取扱に当たっての、注意を喚起して行く事が必要になります。
社内規程の整備が遅れ、個人番号の取扱いに関する従業員の理解が不十分なままだと、例えば従業員の個人番号を従業員の人事考課表に記載してしまう、営業等の際に顧客から他の情報と一緒に個人番号を聞いて記録を残してしまうなど、違法である事の認識のないままに、個人番号を違法に取り扱ってしまうことが常態化する恐れがあります。
また、個人番号の社内管理がルーズになり、社内や委託先から、個人番号その他の個人情報が漏えいするといった、事故が発生する危険もあります。
それにより、従業員による会社の責任追及といった労務トラブルや、顧客等による、会社の責任追及などのリスクが高まります。
事例によっては、マスコミ等によって、企業の社会的責任追及の火の手が上がる場合もあるでしょう。
この様なリスクを回避するために、マイナンバー法の施行に適応した社内規定の整備と、従業員への周知が喫緊の課題となります。
また、昨今は、個人情報の漏えい事故や、個人に関わる情報の不適切な取扱いに対する企業の責任追及の動きが盛んになるなど、プライバシー保護の意識がますます高まっています。
この様な社会情勢に照らせば、小規模事業者であっても、個人情報の保護を含めた個人番号の取扱いに関する社内規定の整備が、重要な課題となっていると言えます。

マイナンバーを取り扱う業務の洗い出しを終えたら、次にその業務の中で実際に取り扱う特定個人情報の種類をはっきりさせます。次に特定個人情報管理台帳を作成して利用範囲を明らかにしましょう。

自社で取得・利用する特定個人情報の洗い出しを行ったら、特定個人情報管理台帳を作成するといいでしょう。

特定個人情報管理台帳には、次ページの例のように、特定個人情報が含まれる帳票や電子データの名称、形態、含まれる個人情報の内容、おおよその件数、利用範囲（業務）、取得などの責任部署、保管場所、保管期限などを整理して記入します。