企業とマイナンバー★個人番号管理表はエクセルで！

マイナンバーは一度付番されると基本的に一生涯変わりません。
もしも大切な従業員さんの個人情報を社長さんの一瞬の不注意で漏らしてしまったら、、どう説明なさいますか？

処罰云々ではなく、従業員さんからの信用や会社に対する世間の信用も失墜してしまうことは間違いありません。
しかもそのあとは”特定個人情報保護委員会”から監視の対象となります。

マイナンバーの利用範囲
法律に規定された社会保障、税及び災害対策に関する事務に限定されています。

マイナンバーの提供の要求
社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限って、本人などに対してマイナンバーの提供を求めることができます。

マイナンバーの提供の求めの制限／特定個人情報の提供や収集の制限
法律で限定的に明記された場合を除き、提供の求め、提供、収集をしてはなりません。

決めよう！

マイナンバーを扱う担当者を決めましょう。

集めよう！
マイナンバーを従業員から取得する際は、利用目的を伝え、番号の確認と身元の確認をしましょう。

適切に管理しよう！
マイナンバーが記載された書類は、カギがかかる棚や引き出しに保管しましょう。
ウィルス対策ソフトを最新版にするなど、セキュリティ対策を行いましょう。
退職や契約終了で従業員のマイナンバーが必要なくなったら、確実に廃棄しましょう。

理解しよう！
従業員にマイナンバー制度周知のための研修や勉強会を行いましょう。

マイナンバーの適切な安全管理措置に組織としての対応が必要です。

・事業者は、マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、従業者を監督し、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。
・事業者は、委託先に対する法律上の監督責任があります。
・マイナンバーを扱う事務の委託を受けた者が再委託を行うには、委託者の許諾を得る必要があります。

「社員教育の対象者は、社員全員になります。個人情報保護法が施行されたとき、個人情報の取り扱いについて全社員に教育しましたね。今回のマイナンバーは、個人情報保護法の特別法なので、これもやはり全社員にきちんと研修をしておかないといけないものです。たとえば、もしその企業の中でマイナンバーの扱いに関して不正行為があった場合、不正行為をした人が罰せられますが、それだけではありません。この法律には両罰規定が入っているので、その法人自体も管理監督責任を問われることになります。そういった意味でも、全社員にきちんと理解させておくことが必要です」