中小企業におけるマイナンバー特別措置

・従業員数が100名以下
・民間事業者である
・マイナンバーに関する業務委託を受けていない
・金融分野の事業者ではない
・個人情報取扱事業者ではない

従業員が2人しかいないような小規模な会社で、大企業と同じような管理体制を求めることは現実的ではありません。そのため、従業員の数が100人以下の中小規模事業者については、一定の特例が認められています。

例えば、社内におけるマイナンバーの取扱規程は原則義務となっていますが、中小規模事業者については、取扱い方法をマニュアル化するなどの対応をとればよいことになっています。また、退職者などのマイナンバーを廃棄・削除する場合も原則として記録保存義務がありますが、中小規模事業者については、責任者が確認する形も認められています。

○社員からマイナンバーが記載された書類（扶養控除等申告書など）を取得しましょう。取得の際は、「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」「雇用保険届出事務」で利用することをお知らせ！
○社員からマイナンバーを取得したら、個人番号カードなどで本人確認を行いましょう。
○マイナンバーが記載されている書類は、カギのかかるところに大切に保管しましょう。
○マイナンバーが保存されているパソコンをインターネットに接続する場合は、最新のウィルス対策ソフトを入れておきましょう。
○マイナンバーを扱う人を決めておきましょう。
○マイナンバーの記載や書類を提出したら、業務日誌などに記録するようにしましょう。
○源泉徴収票の控えなど、マイナンバーの記載されている書類を外部の人に見られたり、机の上に出しっぱなしにしたりしないようにしましょう○退職所得の受給に関する申告書など、退職する人からもらう書類にマイナンバーが含まれています。
○退職の際にマイナンバーを取得した場合の本人確認は、マイナンバーが間違っていないか過去の書類を確認することで対応可能！
○保存期間が過ぎたものなど、必要がなくなったマイナンバーは廃棄しましょう。マイナンバーを書いた書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけません。

マイナンバーを扱う場所（会社内の場所）等を規定するものです。要するに、誰からも見られるような場所で、気安くマイナンバーを扱ってはいけません、ということです。マイナンバーの扱いは、「クレジットカード」程度と言われています。要するに、番号を見ただけでは盗んだことになりません。メモを取った時点でマイナンバーを取扱ったことになります。
このことから、会社内でマイナンバーを扱う部署は、パーティション等で区切って、簡単に覗き見されないように配慮が必要と規定されています。パーティションも実際に導入するとなれば高価ですし、そもそも区切れるような場所がないこともあります。このような場合は、マイナンバーを扱う従業員の後ろを壁にして、後ろから見られないようにするなどの措置が必要です。