勤め先がマイナンバーを集めるのは一体どのような目的があるのでしょうか？その利用の目的を通知書で連絡してくれるみたいですが…？
マイナンバーって？メリットは？
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１．マイナンバーは、住民票のある国民一人一人に通知される12桁の番号
２．マイナンバーは社会保障、税、災害対策の分野で使われる
３．マイナンバーの通知は2015年10月から開始
４．マイナンバーの利用は2016年1月から開始
５．マイナンバーにより、公平・公正な社会の実現、行政の効率化、行政手続の利便性の向上が実現する
６．給与を支払っている従業員がいる企業は、マイナンバーを取り扱う。
マイナンバーは日本国民の赤ちゃんからご老人まで通知される番号です。もうすでにマイナンバーの通知が届いている方が多いと思いますが、運営も今年から開始されており、行政や民間企業で使用する機会が増加するでしょう。
民間や金融ではいつ使用するか
■民間企業でもマイナンバーを取扱います。
民間企業は、従業員の健康保険や厚生年金の加入手続を行ったり、従業員の給料から源泉徴収して税金を納めたりしています。また、証券会社や保険会社等の金融機関でも、利金・配当金・保険金等の税務処理を行っています。平成２８年１月以降（厚生年金、健康保険は平成２９年１月以降） は、これらの手続を行うためにマイナンバーが必要となります。そのため、企業や団体にお勤めの方や金融機関とお取引がある方は、勤務先や金融機関にご本人やご家族のマイナンバーを提示する必要があります。
また、民間企業が外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合、報酬から税金の源泉徴収をしなければいけません。そのため、こうした外部の方からもマイナンバーを提供してもらう必要があります。
民間企業や金融機関などが、私たちの生活に必要な手続きをさらに効率よく行えるようになります。しかし、税務処理などだけではなく、外部への報酬でもマイナンバーを申請することとなり、源泉徴収を行わければいけないことから、マイナンバーの利用に関して注意しなければならないでしょう。
重要な個人情報を守ろう
マイナンバーの安全管理措置
事業者は、マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。
中小規模事業者に対する特例を設けることにより、実務への影響に配慮しています。
マイナンバーは特定の人物を特定できる個人情報であり、徹底した情報保護をしなければなりません。ただ厳重に管理するだけでなく、マイナンバーを取り扱う担当者や従業員にマイナンバーに関しての正しい知識や監督を教育しなければなりません。
適切な管理方法とは
①マイナンバーを保管するコンピューターを限定する。（流出防止）
②マイナンバーを保管するコンピューターのバックアップを行う（消失防止）
③そのコンピューターの暗号化や侵入防止措置を確立する（流出防止）中小企業にとってはコンピューターの管理は容易ではありません。この観点からは給与のシステムと合わせてクラウドの仕組みも検討するとよいと思います。
マイナンバー制度を運用する部署のPCがウィルスに感染すると重大なトラブルを引き起こす可能性があります。セキュリティUSBメモリはウィルス感染によるマイナンバーなど重要な機密データの情報漏えいを防ぎます。
パソコン上で管理する場合サイバー攻撃や内部流出を防ぐために、管理しているパソコンを特定の人物しか触れないようにしたり、複数のパソコンに分割して管理するなどの対策があります。しかしパソコンでのセキュリティシステムは構築に費用がかかり、中小企業など従業員の数が少数な場合はあまり有効ではないでしょう。ＵＳＢメモリに保存し、金庫などで管理すればウイルス感染などからの情報漏洩のリスクもありません。
マイナンバーは勝手に使ってはいけない
個人番号を取得するときは、個人情報保護法第18条に基づき、利用目的を本人に通知又は公表することが求められています。本人から直接書面に記載された個人番号を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示する必要があります。
従業員の許可なくマイナンバーを使用したりすると、法律違反で罰則を受ける場合があります。必ず使用する際は目的を明確にすることです。