マイナンバーを管理するうえで、マイナンバーの管理人を決めるよう推奨されています。管理人がナンバーを悪用しないように誓約書を提出させましょう。
マイナンバーカードと通知カードの違い
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通知カードは2015年10月頃から配布されており、申請すれば2016年1月以降にマイナンバーカードが交付されます。さまざまな行政手続きでの利用は、2016年1月から順次始まります。
住民票を保有している国民すべてに平成２７年の１０月よりマイナンバーが告知されるようになりました。
それにともない、簡易書留でマイナンバー通知カードが郵送されています。
それにともない、簡易書留でマイナンバー通知カードが郵送されています。
これは、個人番号の他、住所や氏名、生年月日や性別などの情報が記載されている個人情報が詰まっているものですので、大切に保管しなくてはなりません。
しかし、このマイナンバー通知カードでは、顔写真が記載されていないので、番号確認と本人確認を同時に行う事は不可能です。
もし、本人確認を行う機会が多いという方は、マイナンバーカードの利用が便利です。
顔写真も記載されているので、番号確認と本人確認が一枚で行えます。
また交付手数料は当面の間無料ですので、申し込みを考えている人はとりあえず申し込むだけ申し込んでも良いでしょう。
マイナンバーによって手続きか簡単かつ確実に！
私たち、サービスを受ける側にとっても「手続きの簡素化」というメリットがあります。例えば、児童手当の手続きを行う際、これまで自分で事前に取り寄せる必要があった所得証明書が要らなくなります。さらに、将来的に年金記録とマイナンバーを結び付けて管理されれば、いわゆる「消えた年金問題」のように支払った年金記録の行方が分からなくなるといった事態を防ぐことにもつながります。
マイナンバー提出の際には本人確認が必要！
勤務先、雇用先は、提出されたマイナンバーが本人のものかを確認する「本人確認」の義務があります。本人確認には、番号確認と身元確認があり、勤務先から必要な書類の提示を求められます。通知カードしかない場合、学生証など身分証明書の提示が必要です。
マイナンバーカードを持っていると、ほかの書類が不要でスムーズです。
マイナンバーカードは通知カードと違い、本人確認にも使えるためナンバーを提出する際は一枚で、本人確認＋ナンバー確認ができます。
入退室管理を導入するか
特定個人情報等の取扱いに際して、どれくらい厳しく管理するかは、企業の規模によって、また、それぞれの企業によって違ってきます。例えば、大企業であれば、ＩＣカードで入室を制限したりすることも考えられますが、中小零細企業では余り現実的ではありません。特定個人情報等を漏えいしないために、それぞれの企業で、できる範囲の管理をしていれば問題になることはありません。
社員の数が少ない場合や、ナンバーを管理する部屋に部外者が入出することが難しい場合、無理をして入退室管理を導入する必要はないようですね。
管理者からの漏えいを防ぐ！
情報漏えいを防ぐために事務取扱担当者へ誓約書を提出させる。
※緊張感持続のため年1回定期に提出
※損害賠償規定で漏えい、使用した場合法的責任を問う旨定める
※退職時も改めて提出させる
マイナンバーの管理者は複数のナンバーを取り扱うため、会社の情報管理の体制を左右させることとなります。
管理者のリテラシーを高めるためにも、誓約書を提出させることをおすすめします。
管理者のリテラシーを高めるためにも、誓約書を提出させることをおすすめします。
また、情報の管理が機関によっては適当になってしまう、ということを防ぐことができるようです。