中小企業のためのマイナンバー対策

「マイナンバー」とは「社会保障・税番号制度」で国民一人ひとりに割り当てられる固有の番号です。個人には「個人番号（12桁）」、法人には「法人番号（13桁）」が2015年10月に割り当てられます。2016年からこの番号を利用して社会保障や税金の手続きを行うことが義務化されます。

マイナンバーの事前準備には、対象業務の洗い出しや社内規定の整備、マイナンバー収集対象者への周知が大切です。法令違反には懲役や罰金の罰則があり、企業は適切な対応が求められています。

まずは、どういった業務や書類がマイナンバーの記載対象になるか整理が必要です。
大きく分けて、税務分野（税務署等に提出する各種調書・届出類）と社会保障分野（健康保険、雇用保険、年金等）の2分野の書類にマイナンバーの記載が必要となります。

何より最優先すべきは、厳格なマイナンバーの安全管理体制の確立です。マイナンバーを扱う人事・給与システムを中心に、ガイドラインの求める安全管理措置の組織・物理・技術の3項目に準じてセキュリティ対策を見直しながら、必要な対策を追加してセキュリティレベルを底上げしていくことが基本的なアプローチとなります

今年（2015年）の年末調整で使用する帳票で個人番号欄が用意される帳票は「平成28年分　給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」（以下「扶養控除等申告書」）と「平成28年分給与所得者の保険料控除申告書　兼　給与所得者の配偶者特別控除申告書」です。

　そこで、この帳票に個人番号を記載するのか、ということが課題となります。

　この点については、国税庁が公表している「国税分野におけるFAQ（Q2-11）」では、平成28年分の「扶養控除等申告書」を今年（2015年）中に提出する場合は、個人番号を記載する必要はないとしています。

従業員が退職するなどして書類を作成する必要がなくなった場合、書類の保存期間を経過した場合には、マイナンバーを廃棄・削除しなくてはなりません。

●マイナンバーをマスキングした上で書類を保存しておくことは可能。
あくまでも削除・廃棄しなくてはならないのは「マイナンバー」の情報なので、書類に記載されたマイナンバーを復元できない程度にマスキングまたは削除した上で、書類を保管することは可能とされています。

●復元不可能な手段で廃棄する！
マイナンバーを廃棄または削除する際、紙の場合は焼却・溶解・シュレッダーなどを使用する、データの場合は専用のデータ削除ソフトウェアを使用する、またはメディアを物理に破壊するなどして、復元不可能にすることが必要です。