従業員のマイナンバーの外部委託はどこまで可能？

個人番号利用事務等に従事する者が、正当な理由なく特定個人情報ファイルを提供した場合、4年以下の懲役または200万円以下の罰金または併科という重い刑罰が科されることになりました。

マイナンバーを取扱う業務（源泉徴収票作成の事務、社会保険関係の書類を提出する事務、など）を外部に委託することについては禁止されていません。

マイナンバーを扱う業務を外部の税理士事務所、社会保険労務士事務所、ITベンダーなどに委託することは可能です。

もし仕事を委託している税理士事務所が情報漏洩させたら、それは委託元の責任となります。だから企業は、委託先、さらにその下の再委託先に対しても、特定個人情報の安全管理措置をやらせないといけません。

委託した特定個人情報が、安全管理措置のもと委託契約にそって適切に取り扱われているか、その状況を把握できるようにする必要があります。

中小企業が税理士事務所にマイナンバーの取り扱いを委託する場合、「委託先の適切な選定」のために、中小企業と税理士事務所の連携でどれだけマイナンバーの安全な管理ができるのかという視点で、税理士事務所がマイナンバーの取り扱いに利用しようとするシステムについても確認しておくことは、大事なポイントとなります。

委託元がＡ社会保険労務士事務所に委託した業務を、Ａ社会保険労務士事務所が更にＢ社会保険労務士事務所に委託することを再委託と言いますが、マイナンバー法上、再委託自体は禁止されてはいません。

ただし、この場合、Ａ社会保険労務士事務所は再委託を行うときに必ず委託元の承諾を得なければならず、また、委託元はＢ社会保険労務士事務所に対しても、適切に監督する義務を有することになります。

委託元にとっては、委託先または再委託先が問題を起こした場合、「関係ない」では済まされません。
委託先の選定、契約には細心の注意を払うことが必要です。