来年度から導入されるマイナンバー制度。中小企業の事業主がするべきこと、理解しておくべき事柄を、わかりやすく解説します！
マイナンバーっていったいなに？
via tigpig.com
マイナンバーとは、国家が国民ひとりひとりに番号を割り当て、個人の所得や年金、納税などの情報を1つの番号にひも付けて管理する目的でつくられる「共通番号制度」のこと。
国民一人一人のもっている情報を、マイナンバーという紐でひとつにくくって繋げてしまう、ということです。
企業はなにをすればいいの？
それでは、マイナンバーが導入されたとして、企業はなにをすればいいのでしょうか。
やるべきことは大きく分けて三つあります。
①従業員に知らせる
②マイナンバーを集める
③マイナンバーを廃棄、処分する
①従業員に知らせる
まずは、従業員にマイナンバーについてきちんと教育しましょう。
これが一番大切です。
マイナンバーで怖いのは、情報漏えいです。マイナンバーは多くの情報と繋がっているため、それが流出してしまうと大変なことになります。
これが一番大切です。
マイナンバーで怖いのは、情報漏えいです。マイナンバーは多くの情報と繋がっているため、それが流出してしまうと大変なことになります。
一番の情報漏えい経路はなんでしょうか？
ハッキング？社内横領？
いいえ、一番厳しく管理すべきは、従業員です。
・配布された通知カードを友達や電話の問い合わせで教えてしまう
・自分のブログやFacebookで発表してしまう
・マイナンバーカードを安易にレンタルDVDの個人証明書としてコピーさせる
マイナンバーに限った話ではありませんが、やはり従業員に情報をきちんと管理するよう呼びかけることが必要です。
・通知されたカードを捨てないできちんと保管すること
・誰にも見せたり教えたりしないこと
・電話で聞いてくる人は、全員詐欺であること。
以上の三点を従業員に呼びかけましょう。
②マイナンバーを集める
従業員からマイナンバーを提供してしまいます。
マイナンバーの使い道としては、以下のようなものがあげられます。
マイナンバーの使い道としては、以下のようなものがあげられます。
・雇用保険の資格取得（入社時）
・雇用保険の資格喪失（退職時）
・税務署に提出する支払調書と源泉徴収票（平成２９年１月３１日まで）
・市町村に提出する給与支払報告書と源泉徴収票（平成２９年１月３１日まで）
・雇用保険の高年齢雇用継続給付（６０歳の時より給料が下がった方）
・雇用保険の育児休業給付（出産による育児休業をする方）
・雇用保険の介護休業給付（介護による休業をする方）
なお、マイナンバーは早く集めればいいというものでもないようです。
手元に置いておく期間が長いと、その分漏えいする危険も高まるというもの。
番号法にも、提供を求めることができるのは必要になった場合だけ、と記載されています。
手元に置いておく期間が長いと、その分漏えいする危険も高まるというもの。
番号法にも、提供を求めることができるのは必要になった場合だけ、と記載されています。
③マイナンバーの廃棄、処分
via freebies-db.com
使用する必要がなくなったマイナンバーは、即座に処分する必要があります。
処分の時期は、企業側が「必要がなくなった」と認識してからだそうです。
処分の時期は、企業側が「必要がなくなった」と認識してからだそうです。
マイナンバー制度への対応では、収集したマイナンバーについて、廃棄又は削除を前提とした保管の仕組みを準備することが求められます。たとえば、紙の書類であれば廃棄が容易になるように年限別に管理することなどや、システムについては、不要となったマイナンバーを削除するための仕組みなど、マイナンバー制度の開始前に、廃棄又は削除を前提とした保管の仕組みについて、早急に対応方針を検討することが必要になると考えます。
マイナンバー法では、特定個人情報(マイナンバーをその内容に含む個人情報)は、法律で限定的に明記された場合を除いて、保管をしてはならないと定められており、法律で限定的に明記された事務を行う必要がある場合に限って、保管を続けることができるものとされています。
なお、マイナンバーの処分を外部に委託する場合の注意点があります。
外部に廃棄を委託する場合は、委託先が確実に削除、廃棄したことを確認するため、証明書等をもらうことを忘れてはなりません。