税、社会保障で利用されるマイナンバー。全ての企業で従業員やアルバイトのマイナンバーを利用する機会が出てきますが、どういったことに利用するのか周知していなのが実態です。
マイナンバーを利用する目的
マイナンバーは法律で厳格な管理が求められています。
マイナンバーの主な利用場面は以下の2つです。1.事業主は、雇用保険、健康保険、年金などの手続きの際に提出する書類に、従業員等のマイナンバーを記載します。
2.事業主は、税務署に提出する法定調書に、従業員や株主、取引先などのマイナンバーや法人番号を記載します。
マイナンバーを利用する用途は限られていますが、中小企業も税・社会保障の手続きで従業員のマイナンバー記載が必要になってきます。アルバイトやパート、日本に住民票のある外国人も対象になりますので、全従業員への通知が必要です。
マイナンバーは、法律で定められた目的以外にむやみに他人に提供することはできません。他人のマイナンバーを不正に入手したり、他人のマイナンバーを取り扱っている人が、マイナンバーや個人の秘密が記録された個人情報ファイルを他人に不当に提供したりすると、処罰の対象になります。
取得したマイナンバーを含む個人情報（特定個人情報）は適切に管理することが必要です。
税務でマイナンバーを利用する場合
まず、収集の際に用途を明確にする必要があります。
税の手続き関連で使用する場合は、税理士事務所との連携が必要な場合もあるでしょう。
税の手続き関連で使用する場合は、税理士事務所との連携が必要な場合もあるでしょう。
年末調整や法定調書の作成を税理士事務所に委託している場合、従業員などのマイナンバーの取り扱いも税理士事務所に委託することになります。この場合、マイナンバーを管理するシステムも税理士事務所が利用するシステムに依存することになります。
社会保障の分野での利用
社会保障分野で社会保険労務士に業務を委託している場合も同様です。同様に社会保険労務士と相談して進めていくことが対策の近道となります。
具体的な記載時期や書類についてはガイドラインにまとめてあります。
社会保障・税番号制度の導入に向けて （社会保障分野） ～事業主の皆様へ ～
社会保障・税番号（マイナンバー）制度が導入されます（社会保険の手続きも変わります！）
業務の委託について
中小企業がマイナンバーの取り扱いを税理士事務所などに委託する場合、中小企業は委託先となる税理士事務所において、安全管理措置などが講じられるよう必要かつ適切な監督を行う必要があります。
委託をすることは認められていますが、委託先の監督義務も発生するのでマイナンバー対策についての取り組みを確認することが重要です。
①委託先の適切な選定、②委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結、③委託先における特定個人情報の取扱状況の把握
民間企業・団体によるマイナンバー対応の勘所とは？【第3回】盲点になりがちな「委託先に対する管理・監督義務」と対策｜FinalCodeブログ｜NEWS＆TOPICS｜ファイル暗号化・追跡ソリューション「FinalCode」
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