【Excelワザ公開！】最低限のセキュリティ管理はパスワードから！

マイナンバーを記載した「通知カード」が住民票のある住所に簡易書留で郵送されます。この「通知カード」は住民票の世帯主宛に世帯全員分が送られます。マイナンバーの通知が郵送されたら、確実に受け取るように、従業員に事前にアナウンスしておきましょう。

マイナンバーについては、企業内で事務取扱担当者を決め、担当者以外が取り扱わない措置をすることが必要です。社内で、マイナンバーの事務取扱担当者を決め、全従業員に通知しましょう。

マイナンバーの利用目的を明示して、従業員にマイナンバーの確認書類を持参させましょう。

業員が持参した書類をもとに、マイナンバーの事務取扱担当者が、従業員のマイナンバーを確認し、記録します。

マイナンバーに関しておさえておかなければならないポイントの3つ目は、「マイナンバーは担当者以外に扱わせず、漏洩しないように保管する。」という点です。

マイナンバーについては、個人情報保護の見地から、法律で、漏えいしないように保管することが義務付けられています。

マイナンバーをデータとして保管するときは、ウィルス対策ソフトを導入し、担当者以外がアクセスできないようにアクセスパスワードを設定しましょう。

エクセル等で管理するマイナンバーに必ずパスワードを設定しておくなど、最低限のセキュリティ管理をしたり、不必要に多くの担当者にマイナンバーを触らせないなど、自社の現状にあわせて、運用できるレベルから対処方針を検討してください。

ファイルを開く際の「読み取りパスワード」と、ファイルを編集する際の「書き込みパスワード」を設定できます。
パスワードによって、重要なファイルの内容を見られないようにしたり、勝手に変更できないようにすることができます。

まず、パスワードをかけたいファイルを開きます。次にパスワードの設定ですが、そのためには保存操作をします。

「名前を付けて保存」が表示されます。
画面下部の「ツール」をクリックして、表示される一覧の「全般オプション」をクリックします。

読み取りパスワード ： ファイルを開く際のパスワードを設定します。
書き込みパスワード ： ファイルを編集する際のパスワードを設定します。

「書き込みパスワード」を入力すると、ファイルを開くことはできるが、パスワードなしでは保存できません。

「読み取り専用を推奨する」にチェックを入れると、ファイルを開く際に読み取り専用で開くか確認メッセージが表示されます。
「はい」をクリックすると、パスワード入力に関係なくファイルは読み取り専用で開くので、上書き保存はできなくなります。「いいえ」をクリックした場合は、上書き保存できます。

設定したパスワードを忘れてしまうと、ファイルの読み取りや書き込みができなくなります。
パスワードは忘れないように管理してください。

エクセルでは、特定の行や列を非表示にして、セルを隠すことができる。それには、隠したい行や列を選択し、右クリックメニューで「表示しない」を選べばよい。

単に非表示にしただけでは、両側の行や列を選択して右クリックメニューで「再表示」を選べば、元通りに表示されてしまう。

普段表を使用する際にある特定の行/列を非表示にし、ここを「保護」して再表示できないようにして、他の部分は自由に編集できるようにしておきたいです。

全てのセルを選択して[セルの書式設定]→[保護]→[ロック]のチェックを外す。
保護したい列だけ選んで[ロック]にチェックを入れる。
これであとは[ツール]の[保護]で設定すればロックした列だけが保護/解除されます。