【中小企業が取り組むマイナンバー制度】

このマイナンバー制度、スタートまで既に1年を切っているのですが、筆者の周囲の中小企業経営者等に聞いてみても「マイナンバーという言葉は知っているけど、何かしなくてはいけないの？」といった反応がほとんどです（はい、企業がしなくてはいけないことが色々とあります）。

番号法（マイナンバー制度）ではこのような小規模事業者を除外する規定がありませんので、上場しているような大企業だけでなく、中小企業はもちろん、1人会社であっても個人の番号利用における適切な管理や税務・社会保険等に係わる新たな事務について、形式上、対応していかなければなりません。

マイナンバー制度の「内容を理解しており、自社で対応すべき事項も全て把握している」という回答は小規模企業で8.5％、中小企業でも12.5％にとどまっている。つまり8～9割の企業はマイナンバー制度において自社が取り組むべきことは何かを理解していないことになる。

マイナンバーは、すべての行政手続きに適用されるわけではありません。
その範囲は、現状「税」「社会保障」「災害対策」の分野に限られており、さらにその中でも、法律で定められた手続きにしか使用されないこととなっています。

具体的に、「税」「社会保障」の分野においては、申告書や届出書、調書などの各種書類にマイナンバーや法人番号を記載することとなります。

企業におけるマイナンバー制度への対応では「従業員に各自のマイナンバーを申告してもらい、それを源泉徴収票などの書類に記載すればよい。そのためには人事/給与システムにマイナンバー用の項目を追加すれば十分である」という誤った理解も少なくない。そこで以下ではQ&A形式で企業にとってのマイナンバー制度対応のポイントを整理してみた

マイナンバー制度では、平成28年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続きで使用がはじまります。民間企業も、税や社会保険の手続きで、従業員などのマイナンバーを取り扱います。

○個人番号＝全ての国民に個別に割り当てられる12桁の番号

○法人番号＝全ての法人に個別に割り当てられる13桁の番号

○個人を特定することができる情報を、個人情報と呼びます

○そのうち氏名・住所・生年月日・性別を基本4情報と呼びます
※ユーザIDやメールアドレスなど、単体で個人を特定できるものでない場合は個人情報ではありません。ただしメールアドレスが氏名だったり、ユーザIDと氏名が一緒に記載されたりした場合は個人情報となります。（個人情報保護法第2条1項：厚労省・経産省のガイドライン）

○個人番号と、個人基本4情報など個人を特定できる情報が結びついた情報を、特定個人情報と呼びます

○ 特定個人情報は、法律で定められた行政手続き以外で利用することが禁じられています

○個人情報保護法と異なり、本人からの同意があったとしても番号法違反となり罰則が適用されます

○故人の特定個人情報も保護の対象となります

◆特定個人情報に関する罰則規定

法律で定められた行政手続き以外で、特定個人情報が含まれる紙やファイルなどを紛失や漏洩してしまったり、その情報が入っている紙やPCなどを第三者に盗まれたりすると①に該当（相応の安全管理を怠った過失責任）します。それを不正な利益を得る目的で故意に行った場合は、更に②が加わって最高で7年以下の懲役もしくは罰金或いは両方が科せられることになります。

必要な情報は家族全員分。従業員に対する事前告知を！

マイナンバーは、従業員本人に関する番号だけでなく、扶養者の番号も必要になります。扶養者本人の所得情報が個人のマイナンバーの情報に集約されるため、扶養の要件を確認するために必要となるからです。

そのため、通知カードを配られる前に従業員ひとりひとりに対して、その家族を含めたカード管理の周知徹底を図るよう事業者自身が指導できるよう心掛ける必要があります。マイナンバーの管理に関しては事業者に罰則を含めた重大な責任が負わされていることからもマイナンバーの趣旨を理解し、指導することが事業者自身に求められるのです。