社員の家族の分も！マイナンバーを管理しましょう

あれ？ということは、家族についても、いったん会社に来てもらって身元確認をするってことになるんですか？えらいこっちゃ。

民間企業が取り扱うことになるのは、従業員本人のマイナンバーだけではありません。
なぜなら、税金や社会保険料の金額算定には扶養家族の有無や人数も関わってくるからです。
つまり、必要書類を作成するためには、従業員の扶養家族のマイナンバーも取得しなければならないということです。

取り扱うのは、従業員のマイナンバーだけではありません。
社会保険料や納税額は、本人の所得だけで決定するものではないからです。そう、こういった手続きを滞りなく進めるためには、扶養家族の有無や人数が関係してきます。

従業員の扶養家族については、所得税や住民税の控除額や社会保険料の算出に影響があります。
書類には扶養家族のことを記入する欄もありますから、該当する家族のマイナンバーを取得することは正当な利用だといえるでしょう。

源泉徴収表などでは扶養家族（扶養親族）の番号も帳票に記載するため、
企業における従業員本人の番号だけでなく
全従業員の家族の番号についての収集と管理も必要となります。

家族に会社に来てもらう必要まではありません。
扶養控除申告書等は、従業員が事業主に提出するものですから、従業員自身が扶養家族のマイナンバーを記載しなければならないことになります。
その前提として、従業員が扶養親族の本人確認を行うことになります。

日本のマイナンバー制度では必ず「番号確認＋本人確認」という二重のチェックによる身元確認が徹底されます。番号だけでの身元確認はしないというルールになっています。

従業員の扶養家族についても、マイナンバーを取得する以上は本人確認が欠かせません。
特に扶養家族というのは、なりすましをされると税収や各種手当てにかかる費用が変わってくるものですから、行政の側としては最も厳重に確認をとりたい部分だといえるでしょう。

所得税の年末調整は、従業員自らの手によって書類が作成され、申請されるものです。そのため、扶養家族の個人情報は従業員自身によって提供されます。ということは、手続き上は利用目的の通知や本人確認の義務は従業員本人が負うことになります。

会社がわざわざ扶養家族の本人確認をする必要はありません。

年末調整では、「従業員が」事業主に対して扶養家族のマイナンバーの提供をすることになっています。
そのため、従業員が個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。
このような場合、事業主が、扶養家族の本人確認を行う必要はありません。
会社が行う扶養家族に関する手続きは、このほかにも健康保険の手続きがありますが、こちらも同様です。

社員の扶養家族のマイナンバーを取得する際の本人確認は、具体的にどのようにしたらよいでしょうか。

基本的パターンは、本人（扶養家族）の運転免許証ORパスポート＋本人（扶養家族）の通知カードをもらえばよいと考えられます。

社員扶養家族から直接マイナンバーをもらうわけではなく、間に社員が入っています。
この場合は、間に入っている社員が本人確認をすることになります。
いつそのような場合があるかというと、年末調整の際の扶養家族の確認、健康保険への加入の際などです。
この場合の社員は、「個人番号関係事務実施者」になります。

企業にとって、マイナンバーの取得や管理は小さくない負担となります。まして、従業員自身のみならずその扶養家族の個人情報までとなると、その取り扱いにはより慎重にならざるを得ないでしょう。

ですが、相手が誰であれ、実は基本的な部分は変わりません。

利用目的を事前に通知すること
目的外での利用をしないこと
本人確認を徹底すること
この3点をしっかりと徹底することができれば、それ以外は従業員のマイナンバーに準じた扱いをしても問題ありません。