企業が従業員等からマイナンバーを取得するときに、知っておいた方が良いこととは？

まず、企業が従業員等にマイナンバーの提供を要求する際には、個人情報保護法第18条に基づき、利用目的を本人に通知または公表しなければなりません。
同時に、マイナンバーの提供を求めることができるのは、社会保障及び税に関する手続き書類の作成事務を行う必要がある場合に限られています。例えば、「マイナンバーを社員番号にする」等は目的外利用に当たるため、認められておりません。複数の目的でマイナンバーを利用する場合、まとめて目的を提示しても構いませんが、提示後に利用目的が増えた際には、改めて追加される利用目的を提示する必要があります。

（取得に際しての利用目的の通知等）
第十八条 　個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
２ 　個人情報取扱事業者は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
３ 　個人情報取扱事業者は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。
４ 　前三項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
一 　利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
二 　利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該個人情報取扱事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
三 　国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
四 　取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

原則として、マイナンバーを収集する目的は限定されていますので、
法律で定められている目的以外ではマイナンバーは収集することはできません。

①社会保障関係（健保、年金、雇用、医療、福祉関係）
②税金関係（税務署関係）
③災害対策

これ以外の目的で利用すると罰せられることになりそうです。

番号法では、マイナンバーを取得するとき、「なりすまし」防止のため、必ず本人確認をすることを事業者に義務づけています。特にマイナンバー導入の初年度、従業員から取得するときなどでは、顔見知りであるからと、本人確認がおろそかになってしまうこともあるかと思いますが、しっかりと本人確認をしてから取得するようにしましょう。

本人確認とは

マイナンバー制度の本人確認とは、個人番号の提供を受ける場合に、提供をした人が本当にその個人番号の持ち主であるかを確認する作業です。具体的には1．番号確認と2．身元（実存）確認という2つの作業から成り立っています。

本人から提供を受ける場合

個人番号の収集には本人確認を必ずしなければならない。改正マイナンバー法16条では、本人から提供を受ける場合、番号確認と身元（実在）確認として、以下の1～3のいずれかの書類の提示が求められる。

1. 個人番号カード
2. 通知カードと運転免許証、パスポート等
3. 住民票の写し等と運転免許証、パスポート等
代理人から提供を受ける場合

代理人から提供を受ける場合は、代理権の確認、代理人の身元（実在）確認、本人の番号確認の3点を行わなくてはならない。そのための、以下の3点セットの提示が求められる。

委任状（法定代理人の場合は戸籍謄本等）
代理人の運転免許証等
本人の個人番号カード、通知カード、住民票の写し等

身元(実存)確認
1 個人番号カード

2 運転免許証、運転経歴証明書、旅券、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育 手帳、在留カード、特別永住者証明書

3 官公署から発行・発給された書類その他これに類する書類であって、写真の表示等の措置 が施され、個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの(i氏名、ii生年月日又は住所、 が記載されているもの) 則2二】

4 1から3までが困難であると認められる場合は、以下の書類を2つ以上
ア 公的医療保険の被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書
イ 官公署又は個人番号利用事務実施者・個人番号関係事務実施者から発行・発給された書
類その他これに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの(i氏名、 ii生年月日又は住所、が記載されているもの)

5 1から3までが困難であると認められる場合であって、財務大臣、国税庁長官、都道府県 知事又は市町村長が租税に関する事務において個人番号の提供を受けるときは、以下のい ずれかの措置をもって4に代えることができる。
ア 公的医療保険の被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書の いずれか1つ
イ 申告書等に添付された書類であって、本人に対し一に限り発行・発給された書類又は官公 署から発行・発給された書類に記載されているi氏名、ii生年月日又は住所、の確認
ウ 申告書等又はこれと同時に提出される口座振替納付に係る書面に記載されている預貯金 口座の名義人の氏名、金融機関・店舗、預貯金の種別・口座番号の確認
エ 調査において確認した事項等の個人番号の提供を行う者しか知り得ない事項の確認
オ アからエまでが困難であると認められる場合であって、還付請求でないときは、過去に本
人確認の上で受理している申告書等に記載されている純損失の金額、雑損失の金額その他 申告書等を作成するに当たって必要となる事項又は考慮すべき事情であって財務大臣等が 適当と認めるものの確認
6 個人番号の提供を行う者と雇用関係にあること等の事情を勘案し、人違いでないことが明 らかと個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元(実存)確認書類は要しない。