マイナンバーと従業員の相互関係を上手に取り持っていく方法は？

Q2-3-2　申告書等に個人番号・法人番号を記載していない場合、税務署等で受理されないのですか。

（答）

申告書や法定調書等の記載対象となっている方全てが個人番号・法人番号をお持ちとは限らず、そのような場合は個人番号・法人番号を記載することはできませんので、個人番号・法人番号の記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはありません。

もしもマイナンバーを管理しているPCや鉄庫をいつでも誰でも簡単に利用できる環境があるとしたら、不正利用の危険性を避けられません。内閣府のガイドラインでは、取扱責任者や担当者の選任が義務付けられ、使用する情報システムへアクセス制御やアクセス者の識別・認証を求めています。

上記のように、より具体的な作業を行う企業担当者は源泉徴収票などの所得税関連の書類や、算定基礎届けなど社会保険関連の書類で、役所に提出するものにマイナンバーを記載しなければならなくなるため、社内の書類フローの見直しや、帳票類などの改変、システムの改変などが必要となります。

収集の対象となる者の洗い出しです。洗い出すのは、主に以下のような項目に該当する対象者になります。

① 従業員等とその扶養家族
② 不動産の使用料金の支払先
③ 士業等、外部の報酬支払先
④ 配当の支払い先

従業員「等」には、役員やパート・アルバイトも含まれますのでご注意ください。
また、業態としてパート・アルバイトの多い業種（小売業、製造業、飲食業など）や、謝金の支払いの多い業種（出版関係など）は、たとえ中小企業であってもマイナンバーに係わる事務処理が膨大になる可能性があるので、早めにマイナンバーの収集を開始するように注意してください。

「マイナンバーを自社で管理するのは不安なので委託したい」という声もある。しかし、マイナンバー業務を社外に委託しても、委託元の企業が責任をすべて免れるわけではない。万が一、委託先がマイナンバーに関して問題を起こした場合に、「委託先に任せているので当社は関係ない」と言うことは、法律上も社会通念上も難しい。マイナンバー法では、マイナンバーを手元に持っている人にだけ義務を課しているわけではない。取り扱いを委託するにしても、自社内でマイナンバーを取り扱う場合と同様に、適切な管理が必要であり、委託先を監督しなければならない（マイナンバー法11条、個人情報保護法22条）。