【証明書が必要】マイナンバーの廃棄、外部委託するときの注意点！

マイナンバーはその他の関係法令の規定により保管することが求められています。マイナンバーに関する主な書類の保管期間についてみていきましょう。

・扶養控除申告書、配偶者特別控除申告書保険料控除申告書→7年間
・住宅借入金等特別控除申告書→7年間
・源泉徴収票→7年間
・雇用保険関係書類や4年間
・労災関係の書類→3年間
・健康保険・厚生年金保険に関する書類→2年

なお上記の保存期間は書類の保存期間であり、パソコンに入っているデータにはこの期間は適用されません。しかし扶養控除申告書などの税務関係書類についてはデータについてもこの期間が適用されることから、データについても7年間は保存しておきましょう。

マイナンバーは、必要な事務が終了し、保存期間を経過したら、速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

つまり、保管期間を過ぎて、マイナンバーの記載された書類を保管しようと思ったら、そのうちのマイナンバーの部分はしっかり、削除しておかなければいけないということです。

退職した従業員の情報は、不要になり次第速やかに削除しなければなりません。実務上、退職後もしばらくはマイナンバーが必要になる場面もあるかもしれませんが、最長でも7年後までの廃棄が法律で定められています。

焼却や運送会社が手がけている溶解処理を利用することも考えられます。外部に廃棄を委託する場合は、委託先が確実に削除、廃棄したことを確認するため、証明書等をもらうことを忘れてはなりません。

個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合や電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存することや、削除･廃棄の作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認することなどを検討する必要があります。

紙ベースで管理する際には、年度ごとにファイリングするなどして、廃棄・削除を速やかに行えるような保管体制を作らなければなりません。

また、これらの作業を、委託している場合には、委託先が確実にマイナンバーを含む情報を削除又は廃棄したことを証明書等によって確認しなければなりません。

事務処理の必要性と法定保存期間を踏まえて、マイナンバーを廃棄又は削除する時期を決めて管理しましょう。また、廃棄や削除の具体的な方法についても、実務の手順として決めておきましょう。削除・廃棄の記録を保存する必要もあります。また、廃棄等の作業を委託する場合には、委託先が確実に削除・廃棄したことについて、証明書等により確認することも必要です。これらも実務の手順に落とし込みましょう。

ハードディスクやネットワークフォルダ内など、電子媒体上にマイナンバーを保管している場合には、そのマイナンバーを廃棄（削除）した記録を保存します。また、マイナンバーが記載されている書類を外部業者に委託して溶解してもらうなど、廃棄の作業を外部に委託している場合には、委託先が確実に廃棄（削除）したことについて、証明書等を受取って確認する必要があります。