マイナンバー制度が始まる前に、従業員研修で抑えておきたいこと。

マイナンバー制度の概要

直接業務にかかわらないのに導入前からマイナンバー制度のことを熱心に勉強している人は決して多くはないだろう！だから、まずはマイナンバー制度がどんなものなのかを簡潔に説明する必要がある！以下は、概要を説明するうえでとくに重要なポイントだ！

【重要ポイント】
・住民票を持つ人全員に付与される12桁の番号である
・法人には13桁の番号が付与される
・2015年10月に通知カードが届き、2016年1月から制度がスタートする
・社会保障や税、災害対策の分野で情報管理のために活用される
・マイナンバー制度の3つの目的（「行政の効率化」「国民の利便性向上」「公平・公正な社会の実現」）について
・マイナンバーを実際に使う場面について（源泉徴収票の発行や社会保険の加入など）

業務を考えるうえで、かならず議論になるのが

– [Why]: なぜ「本人確認」をしなければならない？
– [How Much]: どの程度のコストを掛けて「本人確認」をすべき？

の2点だ。

そのような場合には、「他人になりすます具体例」を理解するのが近道だ。

つまり、

–A. 架空の名前を使っている人 （女装している・ストーカー被害中・指名手配を受けている）
–B. 他人の名前を使っている人 （不法滞在している・戸籍乗っ取り・給与の分散受給者）

これらに当てはまる人が自社に居ると想定するかどうかによって、業務プロセス設計が大きく変わってくるのだ。

彼らが申請してくる個人番号は、デタラメであったり、盗難番号であったりする可能性がある。

しかし「一般的な市民しか居ない」と言い切れるのなら、「運転免許証やパスポートの提示」に必死になる必要はない。

個人番号の提供を受ける際は、成りすましを防止するため、厳格な本人確認が義務付けられています。

したがって、個人番号が記載された申告書や申請・届出書等を税務署等へ提出する際には、税務署等で本人確認をさせていただくことになります。また、法定調書提出義務者の方が法定調書に記載するために金銭等の支払等を受ける方から個人番号の提供を受ける際（注）には、本人確認をしていただく必要があります。

本人確認には、記載された個人番号が正しい番号であることの確認（番号確認）及び申告等を提出する者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要とされています。具体的には、原則として、1個人番号カード（番号確認と身元確認）、2通知カード（番号確認）と運転免許証（身元確認）、3個人番号が記載された住民票の写し（番号確認）と運転免許証（身元確認）などで本人確認を行うこととされています。

（注）

番号法整備法や税法の政省令が改正されたことにより、法定調書提出義務者の方は法定調書等の税務関係書類に個人番号・法人番号を記載することが、法令で定められた義務となっているため、金銭等の支払等を受ける方から個人番号の提供を受ける必要があります。

なお、番号法第14条において、個人番号利用事務等実施者は、法定調書等の提出のために必要な個人番号の提供を受けることできる旨が規定されています。

従業員の扶養家族についても、マイナンバーを取得する以上は本人確認が欠かせません。特に扶養家族というのは、なりすましをされると税収や各種手当てにかかる費用が変わってくるものですから、行政の側としては最も厳重に確認をとりたい部分だといえるでしょう。

ただし、扶養家族の場合には利用目的によってその方法や確認を行う担当者が異なってくることに注意が必要です。

所得税の年末調整の際は従業員本人が行う

所得税の年末調整は、従業員自らの手によって書類が作成され、申請されるものです。そのため、扶養家族の個人情報は従業員自身によって提供されます。ということは、手続き上は利用目的の通知や本人確認の義務は従業員本人が負うことになります。

会社がわざわざ扶養家族の本人確認をする必要はありません。

国民年金の第3号被保険者届出は、会社が確認する

これに対し、社会保障関連の申請は、あくまでも会社が行政に対して行うものです。そのため、扶養家族の本人確認は、会社に義務があるという形になります。

もっとも、必ずしも会社が逐一本人確認書類をチェックしなければいけないというわけではありません。従業員本人に「確認を委託する」という手続きをとることは問題ありませんので、実務上は年末調整の場合と同様に扱うことも可能です。

マイナンバーが必要な書類は以下の通りです。

・社会保険関係
■ 健康保険・厚生年金被保険者資格取得届
■ 健康保険被扶養者（異動）届・国民年金第3号被保険者関係届
■ 雇用保険被保険者資格取得届
■ 雇用保険被保険者離職票など

・税金関係
■ 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
■ 不動産の使用料などの支払調書
■ 配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書など