マイナンバー制度が2016年1月から開始され、各企業は給与計算・業務手順等に少なからず影響があることがわかっています。制度開始までしっかり情報を収集して、準備をしておく必要があるでしょう。
従業員の個人番号取得・本人確認について、
ネットを通して確認する場合等もあります。
取得・本人確認で誰もトラブルを起こしたくありませんから
様々なケースを想定しておいたほうが良いでしょう。
個人番号の収集には本人確認を必ずしなければならない。
改正マイナンバー法16条では、本人から提供を受ける場合、
番号確認と身元確認として、以下の1～3いずれかの提示が求められる。
1. 個人番号カード
2. 通知カードと運転免許証、パスポート等
3. 住民票の写し等と運転免許証、パスポート等
マイナンバーの安全管理措置について、
「個人番号をその内容に含む個人情報」は特定個人情報として扱われます。
会社にとっては安全管理が最も手間のかかる作業かもしれませんが、
マイナンバーの取扱いについては、細心の注意が必要です。
安全管理措置について、5つの手順で検討を行う必要があります。1. 個人番号を取り扱う事務の範囲を明確にする
個人番号関係事務又は個人番号利用事務の範囲を明確にしておく。2. 特定個人情報等の範囲を明確にする
「1」で明確にした事務において取り扱う特定個人情報等の範囲を明確にしておく。3. 事務取扱担当者を明確にする
「1」で明確化した事務に従事する事務取扱担当者を明確にしておく必要がある。4. 基本方針を策定する
特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、
基本方針を策定する必要があります。5. 取扱規程等を策定する
事業者は、1～3で明確にした事務における特定個人情報等の
適正な取扱いを確保するために、取扱規程等を策定する必要があります。
利用･提供の制限について、
個人番号を聞き出すようなことはできません。
また、会社が保有している個人番号は
規定されている場合を除いて他人に提供することはできません。
グループ会社だからといって、提供するということもNGです！
事業者は社会保障及び税に関する
手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、
本人などにマイナンバーの提供を求めることが可能とされています。
また、事業者が提供できるのは社会保障、
税及び災害対策に関する特定の事務のために
従業員等の特定個人情報を行政機関等及び
健康保険組合等に提供する場合等に限られます。
マイナンバーの保管期限・破棄について、
細心の注意を払ってデータの削除・破棄をするようにしましょう。
そのためには、廃棄しやすいシステムを構築しておくことも大事です。
外部委託することも考えておいた方がよいでしょう。
規模の大小にかかわらず必ず従業員の入れ替わりがあるものですから、
取得したマイナンバーが永久に必要だということはありません。そのため、当初の利用目的が果たされた場合には、
企業は速やかにマイナンバーの情報を削除する必要があります。情報を保管することが認められるケースは、
従業員と継続的な雇用契約を結んでいる場合にOKとなります。誰しもいつか職場を退職することになります。
政府の指針では、退職者のマイナンバーは最長でも
退職後7年以内に廃棄することが求められています。
これは、扶養控除等申告書などのマイナンバーを記載した
書類の法定保存期間が7年であることから来ています。
来年に向けて、セミナー受講！
時間がある方は参加することを考えておきましょう。
他県でもセミナーは開催されているので、
一度、調べてみるとよいでしょう。
マイナンバー セミナー一覧
個人情報保護士会では１日５時間の「理解・対策セミナー」を開催。
なお、マイナンバー実務検定の開催に向けて、マイナンバー法・制度解説後、
マイナンバー実務検定試験対策勉強会を開催致します。
１時間程度、マイナンバー検定の模擬問題を解いた後に解答と解説を行います。