【企業向け】マイナンバーの保管は紙でも大丈夫です。

マイナンバーを取り扱う際は、その漏えい、滅失、毀損を防止するなど、マイナンバーの適切な管理のために必要な措置を講じなければなりません。

従業員や取引先から預かったマイナンバーは、預かったその日から、厳重なセキュリティ対策のもとでの管理・運用が始まります。マイナンバーの漏えい、滅失、毀損を防止するために、施錠できるキャビネットや保管庫が必要です。

これまでも会社が所有する不動産の権利証など、紙で重要書類を保管するケースはあったはず。マイナンバーは数が多いので大変ですが、あちこちに番号を記入せずにひとまとめのファイルにし、1か所の引き出しなり金庫なりに保管しておけば問題ありません。

パソコンで高額のセキュリティソフトを入れたり、外部サービスを利用したりしても、その網をかいくぐったサイバー攻撃でいつ情報が漏れないとも限りませんからね

システムを利用せず紙で管理する場合は、情報の取得や届書への記入等を行う度、台帳へ記録して保存する体制を作る必要があります。組織体制を整備する、状況の分かる記録を保存することは、企業規模に限らず中小規模事業者も同様です。

企業によっては、従業員全員のマイナンバーを紙に書き写し、鍵のついた机の引き出しや金庫にしまう方法をとる予定のところも多い。事実、ホームセンターでは金庫の売れ行きが好調だという。

マイナンバーが記載された書類などは、鍵のかかる保管庫、キャビネット、金庫などに収納し、施錠管理を行うことが求められています。

・社長室など個人番号を使用する事務を行う部屋に鍵がかかるようにし、個人番号に関わる事務に無関係な人間が入ってこられないようにする。

・後ろを頻繁に往来されるような席で個人番号を使用する事務を行わない。

・特に夜間は窓に反射して情報が映りこむ可能性があるので、ブラインドを閉めるなど安全管理措置を講ずる。

・個人番号が記載された紙は鍵のかかる棚や金庫に確実にしまう。
もちろん棚や金庫の鍵が誰でも扱える状況はダメですよ！

デジタル化したデータであれば、何点経っても破損や劣化の心配はありありませんが、紙の場合は、水や汚れに弱く、経年劣化等により破損しやすいという点です。

次に、不正取得の危険性が高いという点です。

デジタル化データでも紙でも保管する場所やサーバー等には物理的な鍵を掛ける必要があります。

これは、「物理的安全管理措置」に当たる部分ですが、紙の場合は「技術的安全管理措置」を施す事が出来ないのです。