【従業員の退職】マイナンバーの記載が必要となる書類

会社は、従業員に退職金などを支払う場合には、その支払をするまでに、その従業員からマイナンバーが記載された「退職所得の受給に関する申告書」の提出を受ける必要があります。なお、この申告書には、支払者のマイナンバ一や法人番号も記載することになります。

従業員に退職金を支給する場合には、その支払いをするまでにその従業員からマイナンバーが記載された「退職所得の受給に関する申告書」の提出を受ける必要があります。この申告書には支払者のマイナンバーも記載することになります。

平成28年1月1日以後に退職等の事実が生じた従業員について、退職金等の支給時に税務署等に法定調書を提出する場合は、従業員本人のマイナンバーを記載する必要があります。そのため、従業員は請求の際、添付書類として、マイナンバーの番号確認書類および身元確認書類を提出することになっています。

健康保険•厚生年金保険.雇用保険の被保険者資格喪失届などの社会保険関係書類にも、従業員のマイナンバーを記載することになります。

退職時までに支払った給与に係る源泉徴収票には、従業員のマイナンバーを記載し、それを本人に交付するとともに税務署や市町村に提出することになります。

退職する従業員の雇用保険の被保険者資格の喪失手続きは、おそらく来年1月以降に書類を職安に提出することとなると思います。雇用保険については来年1月1日以降に提出する書類にマイナンバーの記載が義務付けられていますため、従業員の退職前にマイナンバーを取得しておく必要があります。

従業員の退職所得の源泉徴収票や特別徴収票に、その従業員のマイナンバ一を記載しなければなりません。そして、それを税務署長や市町村長に提出（役員以外の人に対して支払う退職金などは提出不要）するとともに、従業員本人に交付します。なお、税務署長や市町村長に提出する源泉徴収票や特別徴収票には、支払者のマイナンバーや法人番号も記載することになります。

健康保険・厚生年金保険・雇用保険の被保険者資格喪失届出などの社会保険関係書類にも従業員のマイナンバーを記載することになります。

退職者があり、退職金を支払うケースでは「マイナンバーを入れた退職所得の源泉徴収票」がすぐ必要となります。やはり2016年（平成27年）中に自社従業員などからの個人番号の収集は済ませておきたいものです。

給与所得の源泉徴収票は退職後1か月以内に退職した従業員へ交付しなければなりません。つまり、平成28年（2016年）1月1日を退職日とする従業員が発生した場合、最短で平成28年（2016年）2月1日までにマイナンバーを記載した源泉徴収票を作成し、退職者へ交付する必要があるということになります。

日経BPコンサルティングは2015年9月1日、「マイナンバー対応と情報セキュリティに関する調査」の結果を発表した。「従業員の退職後には、原則7年後に個人番号を廃棄する必要がある」の認知度が18.9％にとどまるなど、セキュリティ関連の認知が不十分であることが判明した。

法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできないため、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

企業に永久に勤め続けるという人はいませんから、誰しもいつしか職場を退職することになります。個人情報保護の原則からいえば、退職者のマイナンバーは速やかに削除しなければなりません。

政府の指針では、退職者のマイナンバーは最長でも退職後7年以内に廃棄することが求められています。これは、扶養控除等申告書などのマイナンバーを記載した書類の法定保存期間が7年であることから来ています。