企業はいつ従業員のマイナンバーを利用する？

企業には自然とその従業員に応じたマイナンバーが集まります。
企業は行政側に従業員の給与所得や住民税額などの情報を提供しなくてはいけませんから、マイナンバーなしにそれらの業務を行うことは出来ません。
それはいくら少人数の企業でも同じことです。

会社は従業員に代わって、
例えば健康保険や厚生年金の手続き等の「社会保障」関連の業務であるとか、年末調整や住民税の納付などの「税」関連の手続きを行っています。
これらの手続きで作成する帳票類は「税務署」とか、役所、行政に提出します。
この行政に提出する書類、つまり「帳票」に関してはほぼ全てのものに関してマイナンバーの記載が必要になってくるのです。

（例）従業員等の個人番号（マイナンバー）が必要になる例

住民税　…　2017年1月の給与支払い報告書に社員の個人番号を付記して提出する。
所得税　…　2016年12月の年末調整に向けて、社員本人、配偶者や扶養親族のマイナンバーを取得して書類を整備するため。

収集は、はっきりした利用目的をもって、従業員の方に示して、行うことが必要です。
収集当初示した利用目的以外にマイナンバーを利用することは禁止されています。
目的の追加も本人への通知なしにはできません。

ただし、当初から複数の利用目的を示して収集しておくことは認められていますので、収集時には複数の利用目的を示して収集することをおすすめします。

●給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
●雇用保険届出・申請事務
●健康保険・厚生年金保険届出・申請事務
●国民年金の第3号被保険者の届出に関する事務
●労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務

扶養家族の本人確認は、各制度の中で扶養家族のマイナンバーの提供が誰に義務づけられているのかによって異なります。
例えば、税の年末調整では、従業員が、事業主に対してその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされているため、従業員は個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。
この場合、事業主が、扶養家族の本人確認を行う必要はありません。

一方、国民年金の第３号被保険者の届出では、従業員の配偶者（第３号被保険者）本人が事業主に対して届出を行う必要がありますので、事業主が当該配偶者の本人確認を行う必要があります。
通常は従業員が配偶者に代わって事業主に届出をすることが想定されますが、その場合は、従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提供することとなりますので、事業主は代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認を行う必要があります。
なお、配偶者からマイナンバーの提供を受けて本人確認を行う事務を事業者が従業員に委託する方法も考えられます。