従業員を雇っている民間事業者は、税や社会保障の手続などでマイナンバー制度への対応が必要になってきます。今回は、その対応についての記事を紹介します。
民間事業者が取り扱うマイナンバー
平成28年1月以降、民間事業者が行う従業員の健康保険や厚生年金等の加入手続、給与の源泉徴収票の作成等に従業員本人や家族のマイナンバーの記載が必要になります。
証券会社や保険会社でも、配当金・保険金等の支払調書の作成事務を行うためにもマイナンバーの記載が必要になります。
また、従業員だけでなく、民間企業が外部の人に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合も、報酬から税金の源泉徴収をしなければなりませんので、その場合も外部の人からマイナンバーまたは法人番号を提供してもらう必要があります。
こうした税や社会保障の手続のために、それぞれの帳票等の提出時期までに、パートやアルバイトを含め、全従業員のマイナンバーを順次取得し、源泉徴収票や健康保険・厚生年金・雇用保険などの書類にマイナンバーを記載することになります。
また、マイナンバーを含む個人情報（特定個人情報）を取り扱うこととなりますので、適切に管理する必要があります。
来年からは、マイナンバーの記載、提供、管理と、民間事業者の新たな業務が増えるというわけですね。
今年のうちに準備を進めておくと、幾分楽になると思いますよ。
via olopopo.com
税務関係の申告書等へのマイナンバーの記載
税務関係の申告書等に、マイナンバーを記載して提出します。
● 税務関係の申告書、申請書、届出書、調書その他の書類に番号の記載欄が追加されます。
● 法定調書等については、主に支払者及び支払を受ける者の個人番号又は法人番号を記載します。
● これ以外にも、例えば、給与所得の源泉徴収票（給与支払報告書）には、控除対象配偶者及び控除対象扶養親族等の個人番号を記載、生命保険金等の支払調書には、その支払の基礎となる契約を締結した者の個人番号又は法人番号を記載します。
一言に税務関係の書類といっても色々とあるのですね。
これらにミスのないように記載し確認するとき、担当者は慎重に行わなければなりません。
うっかりミスから、情報漏えいへとつながる恐れがあるからです。
via blog.english.vc
社会保障関係の申請書等へのマイナンバーの記載
社会保障関係書類へのマイナンバーの記載時期は、
・雇用保険については、税と同様、平成28年１月１日提出分から、
・健康保険・厚生年金保険については、年金機構のシステム刷新による様式変更も控えており、事業主の皆様の負担軽減も踏まえて、平成29年１月１日提出分から
個人番号又は法人番号の記載をお願いすることとなります。
個人番号を取得するときは、個人情報保護法第18条に基づき、利用目的を本人に通知又は公表する必要があります。
また、本人から直接書面に記載された個人番号を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示する必要があります。
この場合、複数の利用目的をまとめて明示することは可能であり、雇用保険や健康保険の事務等をまとめて明示していただく等して、なるべく効率的にご対応いただくことが想定されています。
なお、既存の従業員・被扶養者分の個人番号についても、平成28年１月以降いずれかの時期に、健康保険組合・ハローワークへ報告していただくことになる予定です。
個人情報保護法第18条も、是非参考にしておいてください。
また、利用目的を明示することもとても大切なことなので、面倒臭がらずに行いましょう。
via asajo.jp
マイナンバーを従業員などから取得する際の注意
1）取得期限
従業員のマイナンバーは、平成28年1月以降に行政機関等の個人番号利用事務実施者へ提出する書類に記載すべきときまでに取得すればよいので、必ずしも平成28年1月のマイナンバー制度利用開始にあわせて取得する必要はありません。
（2）利用目的の通知・公表
マイナンバーを利用するときは、利用目的を本人に通知、または公表しなければなりません。このとき、複数の利用目的をまとめて明らかにすることは可能ですが、利用目的を超えて利用することは認められず、利用目的を後から追加することもできません。
（3）番号確認と身元確認
マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と、手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要です。
原則として
1.個人番号カード（番号確認と身元確認）
2.通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
3.マイナンバーの記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
これらのいずれかの方法で確認する必要があります。
また、本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認書類を不要とすることも可能です。ただし、省略可能なのは身元確認だけです。
（4）従業員の扶養家族のマイナンバーを取得
従業員の扶養家族のマイナンバーを取得するときは、その扶養家族のマイナンバーの提供が誰に義務づけられているかによって異なります。健康保険の扶養家族の届出や所得税の扶養家族の届出は、従業員が個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行うことになります。そのため、企業は扶養家族の本人確認を行う必要はありません。
従業員の扶養家族のマイナンバーまで取得する必要があるのですね。
ただ、「企業は扶養家族の本人確認を行う必要がない」という点は助かります。
マイナンバー取得の際の、「個人番号カードのコピー」に関すること。
Ｑ６－２－２扶養控除等申告書に記載される扶養親族の個人番号については、従業員が個人番号関係事務実施者として番号法上の本人確認を行うこととされており、事業者には本人確認義務は課せられていませんが、事業者に番号法上の本人確認義務がない場合であっても、書類に正しい番号が記載されているかを確認するために、事業者が扶養親族の通知カードや個人番号カードのコピーを取得することはできますか。
Ａ６－２－２個人番号関係事務においては正しい個人番号が取り扱われることが前提ですので、事業者は、個人番号関係事務を実施する一環として、個人番号カード等のコピーを取得し、個人番号を確認することが可能と解されます。
なお、取得したコピーを保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要があります。（平成27年８月追加）
特定個人情報保護委員会のサイトからの抜粋です。
ここでは、事業者が扶養親族の通知カードや個人番号カードのコピーを取得することは、個人番号関係事務を実施する一環としては可能であるとしています。
コピーされる側は少し心配するかもしれませんが、事業主を信頼するしかなさそうです。
via blog.goo.ne.jp