従業員や顧客のマイナンバー、電話やメールで本人確認（身元確認）する方法

　企業では、従業員のマイナンバーを収集するにあたり、マイナンバーと身元（実存）の確認が求められます。雇用保険業務では、2016年1月1日からの届出分よりマイナンバーを記載してハローワークに提出することから、例えば雇用保険被保険者資格取得届の提出を行う際に、従業員に個人番号カードまたは通知カードと運転免許証などの写真付き身分証明書をもってきてもらうことになります。

新たに入社した社員だけでなく、既に働いている従業員の「個人番号」のほか、扶養家族がいる従業員からは家族の「個人番号」も通知してもらう必要があります。その際、利用目的の明示と厳格な本人確認が必要となり、従業員から扶養親族のマイナンバーを取得する場合は、事業者が扶養親族の本人確認を実施する必要がある場合もあります。なお、パートタイマーやアルバイトなどに対しても本人確認が必要です。

マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要であり、原則として、
①個人番号カード（番号確認と身元確認）
②通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
③個人番号の記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
のいずれかの方法で確認する必要があります。

本人確認の書類を持参してもらうわけにもいきませんから、免許証やパスポートをスキャンした画像と共にメール等でマイナンバーを通知してもらうという流れが現実的です。

個人番号カードの両面を画像データにしたものをメールに添付する方法が、正確性を確保するもっとも望ましい方法となります。または通知カードと本人確認書類（免許証やパスポート）の両方の画像データを添付することも可能です。

イメージデータ化した通知カード等や身分証明証などをメールで送ってもらい、マイナンバーの正確性と本人の身元（実在）確認を行います。一番、ラクな方法ですが、情報漏えいのリスクに対応しておかなければなりません。もし、情報漏えいをすると、罰金等の罰則だけでなく企業の信用問題にもつながります。最低限、ファイルにパスワードをかけてメール送受信するなどの対処は必要です。

通知カードと運転免許証等の写しを電子メールに添付して送るという方法や、クラウドシステムを使ってデータをアップロードするという電子システムを活用するというやり方も認められています

電話において個人番号の提供を受けるためには、電話以外の手段によって本人確認を行なった上で既に特定個人情報ファイルが作成されていることが前提条件となります。電話によってマイナンバーを確認する方法は、過去のデータを参照したり検索したりすることを目的としており、本人しか回答できない事項を申告してもらうことによって本人確認を行なうことを想定しています。

具体的には以下のような会話内容となります。

担当者「マイナンバーの個人番号とお名前をお願いします」
本人「************（個人番号数字12桁）、国税太郎です」
担当者「少々お待ちください」
（データベースで検索し、データ照合する）
担当者「お待たせいたしました。本人確認のため基礎年金番号をお教えください」
本人「***-****です」
担当者「ご登録いただいている金融機関の口座番号をお教えください」
本人「*******です」
担当者「ありがとうございます。本人であることの本人確認がとれましたので手続きを開始します」

対面または郵送での種類確認ができない場合は、一度対面等で本人確認10+ 件の上作成している個人情報ファイルの確認を行う場合等に限って、電話で個人にしか知り得ない情報を複数聞き取るなどの手法も認められている。