マイナンバー、社員以外からも集める必要がある？

住民票を有する全ての者に1人1つの番号を付し、
社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、
複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを
確認するために活用されるもの

平成28年中の支払いにより、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」や「不動産の使用料等の支払調書」などを作成する必要がある中小企業では、報酬や不動産の使用料などを支払っている相手先が個人の場合、これらの支払調書の「支払を受ける者」欄に支払いの相手先のマイナンバーを記載する必要があります。

必要となるのは、個人事業主など納税者本人のマイナンバーと、配偶者や扶養親族および事業専従者（事業主の場合）のマイナンバーとなります。事業専従者も扶養対象ではないものの親族ですので、基本的には親族からマイナンバーを収集すればよいことになります。

マイナンバーは極めて重要な個人の情報を含んでいます。
そのため、法が定める目的以外で、マイナンバーを収集したり、提供するよう求めることは禁じられています。
先ほどの例で、身分証明でマイナンバーカードが利用される場合を挙げましたが、マイナンバーの利用目的とは関係のない身分証明であった場合、ここでの「収集」は違法となります。

法で定める目的であっても、その目的となる事務を行うために必要な範囲でなければ、収集することは許されていません。
例えば、従業員の扶養控除手続きをするためにマイナンバーを収集することは、目的の範囲内であり、合法です。
しかし、ある従業員の家族が扶養控除の対象外であった場合は、扶養控除手続きが発生しないことが明らかなので、この従業員のマイナンバーを収集することはできません。

マイナンバーを利用した事務（個人番号関連事務）を行うときにマイナンバーを収集することが、本来的なあり方です。
それでは事務が滞ってしまい、業務に重大な支障が生じかねません。
そこで、契約などによって個人番号関連事務の発生が確実であることが明らかになった時点で、マイナンバーの収集を行うことが可能であるとされています。

マイナンバーは、本年10月に市町村長から通知カードの配布が開始されます。それ以後ほぼ1ヶ月の間に従業員の方々が取得されることになるでしょう。それからマイナンバーの収集は可能になります。そして、その後、各種の関係法定調書や資格取得届を提出されるまでに、収集されればよいのです。

企業への就職内定者について、マイナンバーの収集をいつ行うのが適切かは、その立場や状況が個々に異なることから､一律に取り扱うことは、できないとしています。例えば、内定者に正式に内定通知がなされ、入社について誓約書を提出している等、確実に雇用が予想される場合、その時点でマイナンバーの提供を求めることができるとされています。その判断の分かれ目は、税でいえば、入社後源泉徴収票を提出するようになるかの、見通しによると思われます。