マイナンバーの通知がはじまり、多くの方の手元にマイナンバー通知が届いたことでしょう。マイナンバーの取り扱いがある企業ではどのように管理してどのような活用するのか周知できているのでしょうか。何から伝えればいいのかわからないという担当者の方に、これだけは社内研修で伝えてほしい！というポイントを集めてみました。
マイナンバーの取り扱いがある企業ではどのように管理してどのような活用するのか周知できているのでしょうか。
何から伝えればいいのかわからないという担当者の方に、これだけは社内研修で伝えてほしい！というポイントを集めてみました。
マイナンバー制度とは
基礎年金番号、健康保険被保険者番号、パスポートの番号、納税者番号、運転免許証番号、住民票コード、雇用保険被保険者番号……。
現在、行政機関や自治体等では、分野や組織ごとに個人を特定するための番号が管理されています。これらの個人の番号について同一人のものと特定することに、現在はかなりの手間を要しているのですが、それを横断的に利用できるようにするのがマイナンバー制度です。この制度によって、個人の所得を正確に把握し公平な税負担が実現できたり、より的確な社会保障の提供ができるようになったり、といった効果が期待されています。
必ず必要になってくるマイナンバー。
早めに研修してみんなで知識の共有をしましょう。
社内研修で教えるべきこと。最も重要なのは“目的外利用の禁止”
制度スタートと同時にマイナンバーが適用されるのは、社会保障と税制と災害対策という3つの分野に関する手続きのみです。いかなる事情があっても、これ以外の目的でマイナンバーを使うことは認められていません。たとえば、従業員の管理や顧客管理などにマイナンバーを利用したくなることもあるかもしれませんが、これは禁止です。
情報を漏洩しないためにも必要の無いときはあけない。利用しない。が原則です。
社内研修で教えるべきこと。守秘義務と管理
マイナンバーは社会保障や税、災害対策の手続きのために、国や地方公共団体、金融機関、勤務先などに提出するもので、重要な個人情報となりうるものだ！これらの利用目的以外でむやみに外部へ提供したり、漏えいさせたりすることは決して許されない！仮に従業員がマイナンバーを含む個人情報（特定個人情報）を故意に外部へ漏えいさせた場合は、「4年以下の懲役または200万円以下の罰金」という非常に重い刑罰が課される！当然企業だって社会的な信用を失うことになるから、マイナンバーの管理については徹底して研修する必要があるんだ！
勤務先や取引先などにマイナンバーを提供するというケースは少なくありません。ただしこの場合も、実際にマイナンバーを取り扱う担当者以外に番号を教える必要はありません。立場を利用して不当にマイナンバーの提供を求めることは重大な違反ですし、求められた側も提供を拒絶しなければなりません。
マイナンバーの本人確認について
マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要であり、原則として、
①個人番号カード（番号確認と身元確認）
②通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
③個人番号の記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
のいずれかの方法で確認する必要があります。ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなども認められます。
マイナンバー収集の際には、厳格な本人確認が必要であり、それが「他人のなりすましを防止するため」だということをしっかり研修で周知させる必要がある！それに加えて、本人確認の方法も研修に盛り込むのが好ましい！具体的には、番号が正しいかどうかを確認する「番号確認」と、その番号が正しい持ち主のものであるかどうかを確認する「身元確認」をする必要があるってことだ！ただし例外として、「長期の雇用関係にあることから“本人と相違ないことが明らかに判断できる」と企業側（個人番号利用実務実施者）が認める場合は、身元確認を省略することができる！
従業員の扶養親族のマイナンバーを取得する場合は、扶養家族の本人確認も必要になるケースもある！それが、「国民年金の第3号被保険者（配偶者）の届出」のケースだ！この場合、従業員は“代理人”のような扱いとなるため、企業が直接、扶養家族の本人確認をしなければならないんだな！
従業員の扶養家族のマイナンバー（個人番号）を取得するときの本人確認。
扶養家族の本人確認は、各制度の中で扶養家族のマイナンバーの提供が誰に義務づけられているのかによって異なります。例えば、税の年末調整では、従業員が、事業主に対してその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされているため、従業員は個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。この場合、事業主が、扶養家族の本人確認を行う必要はありません。一方、国民年金の第３号被保険者の届出では、従業員の配偶者（第３号被保険者）本人が事業主に対して届出を行う必要がありますので、事業主が当該配偶者の本人確認を行う必要があります。通常は従業員が配偶者に代わって事業主に届出をすることが想定されますが、その場合は、従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提供することとなりますので、事業主は代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認を行う必要があります。
社内研修で教えるべきこと。マイナンバーが必要な書類について
【社会保険関係】
・健康保険・厚生年金被保険者資格取得届
・健康保険被扶養者（異動）届、国民年金第3号被保険者関係届
・雇用保険被保険者資格取得届
・雇用保険被保険者離職票など【税金関係】
・報酬、料金、契約金および賞金に関する支払調書
・不動産の使用料などに関する支払調書
・配当、剰余金の分配および基金利息に関する支払調書など
マイナンバー法の厳しい罰則規定
マイナンバーの取り扱いについては、先述のとおり、番号法、またの名をマイナンバー法において、収集・保管や安全管理措置について、厳しい利用制限と罰則規定が設けられています。
罰則規定の特徴としてまずあげられるのが、適用除外がないという点です。個人情報保護法では、個人の数が過去6ヶ月以内に5000人を超えないものは適用除外でした。そのため、多くの企業は個人情報保護法の規制とは関係がなかったわけですが、マイナンバー法では適用除外がなく全企業が対象であり、対応を迫られることになります。
また、直罰規定があるのも大きな特徴です。個人情報取扱事業者は法の定める義務に違反し、この件に関する主務大臣の命令にも違反した場合には刑事罰が課せられましたが、マイナンバー法では違反行為が起きたら即、罰則が適用されます。違反行為者を罰するほか、法人にも罰金刑が科せられる「両罰」規定となっています。そのため、企業で取り扱う場合には、相当な準備が必要となります。
社内研修で、大切なのは過不足のない情報周知。
マイナンバーのことは全従業員にかかわってくることだから、しっかり内容を把握してもらわなければならない！情報が多すぎると理解が難しくなるし、少なすぎては大事なことを伝えられない！だから、資料を作る際は過不足なく情報を伝えることが重要になるだろう！当然、業務にかかわってくる経理や総務、人事の人にはより専門的な取り扱い方やセキュリティの話が必要になるだろうから、より専門的なことに関しては専門業者に研修を依頼するのもいいかもしれないな！
でもいきなりそんなに多くのことを教えてしまうと、本当に重要なことを聞き逃してしまったりすること
だってあるのです。
研修は抑えるべきポイントを絞って、短い時間でしっかり伝えましょう。