マイナンバー制度で中小企業がすべきこと

マイナンバーが導入される主な目的は、社会保障や税制をすべての国民に平等に敷くことで社会基盤の安定を図ることにあります。ですから、従業員の代わりに税金を納めたり各種申請をしたりする企業は、マイナンバーを取り扱う当事者になるのです。

平成28年1月以降、従業員の社会保険の手続き・源泉徴収・税金の納付・証券会社や保険会社等の金融機関での手続きなどを行う場合に、従業員や扶養親族などのマイナンバーを収集することとなります。

また、外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払い、報酬から税金の源泉徴収を行う場合は、外部の方からもマイナンバーの収集が必要です。

マイナンバー制度では、行政機関だけでなく、民間事業者にも特定個人情報(マイナンバーをその内容に含む個人情報)の適正な取扱いが求められます。マイナンバーは法律で定められた範囲以外での利用が禁止されています。

個人番号は、社会保障、税及び災害対策の分野において、個人情報を
複数の機関の間で紐付けるものであり、住民票を有する全ての者に一人
一番号で重複のないように、住民票コードを変換して得られる番号であ
る。したがって、個人番号が悪用され、
又は
漏えいした場合、個人情報
の不正な追跡・突合が行われ、個人の権利利益の侵害を招きかねない。

特定個人情報の安全管理措置の検討

組織体制、担当者の監督、区域管理、漏えい管理、アクセス制御など
マイナンバーを適正に扱うための社内規程づくり

基本方針、取扱規程の策定
マイナンバーに対応したシステム開発や改修

人事、給料、会計システムなどへの対応
社内研修・教育の実施

総務・経理部門などマイナンバーを取り扱う事務を行う従業員への周知徹底

取得、保管、利用、提供、廃棄の各プロセスでの管理を実施
個人情報の取得に関する手順（本人確認、取得経路、取得方法など）
特定個人情報の利用履歴（いつ誰が何の目的で利用したかなど）の管理
特定個人情報が保管されている記録媒体（紙、CD、PC、データセンターなど）の管理
特定個人情報の適切な保管場所（カギ付書庫、金庫、データセンターなど）の確保
・保管場所のセキュリティの確保（アクセス制限、運用監視、入退室管理など）
・法定保存期間が経過後の廃棄記録（シュレッダー、データ物理削除など）
・適切な管理、監督ができるよう責任者や担当者への定期的に研修などを実施
・管理区域への物理的安全措置（間仕切、認証、持込機材の制限など）
・これらが常に有効に機能しているかを定期的にプロセス検証を実施
・PCなどの盗聴、盗難、紛失などに対する適切な安全管理措置

納付書や所得税徴収高計算書を除いて、国税関係の提出書類についてはすべてマイナンバーおよび法人番号の記載が義務付けられる。民間企業のマイナンバー対応で特に意識しなくてはならないのが、社員の源泉所得税関係の事務と個人払いの法定調書関係の事務だ。

　民間企業は源泉徴収義務者として社員から所得税を徴収する。「2016年分の所得」からマイナンバーの記載対象となり、2016年1月1日以降の源泉所得税関係の申請書や届出書には、源泉徴収義務者として法人番号を記載しなくてはならない。そして、2016年1月1日以降に社員から提出される「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」、つまり一般に年末調整時に提出する書類には、社員本人と控除対象配偶者・控除対象扶養親族等のマイナンバーを記載してもらうことになる。