「エン 人事のミカタ」は、サイト内の「人事労務Q&A」において2015年のアクセス数トップ１０を発表しました。アクセス数が最も多かった質問は「マイナンバー制度で準備することは？」で、マイナンバー制度はやはり注目のトピックスだったことが分かります。
「人事労務Q&A」2015年アクセス数トップ10
2015年 年間アクセスランキング TOP101位 マイナンバー制度で、準備することは？
2位 エイジハラスメント（エイハラ）とは何ですか？
3位 「扶養家族」のマイナンバー。本人確認は企業が行なう？
4位 応じる？拒否できる？退職社員の「有給休暇」買い取り
5位 すぐ出来る！面接の凄ワザを教えてください！（前編）
6位 「オワハラ」とはなんですか？
7位 生活費目当てか？ 帰宅せず、残業の多い部下への対処法は？
8位 マイナンバー流出で「懲役 ・罰金」？！
9位 懲戒解雇の対象となる"重要な経歴”って？
10位 退職を防ぐ？リテンションとは何ですか？
（※集計期間：2015年1月1日～12月1日）解説：マイナンバー、ハラスメント用語に、注目が集まる。
マイナンバー制度に備えて企業が準備しておくものは？
●会社が事前に準備しておく必要があるものとして以下が挙げられます。１．社員の個人番号取得と管理
マイナンバーを取得する際は、利用目的を特定して明示する必要があります。
（例）「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険加入等事務」なお、源泉徴収や年金・医療保険・雇用保険など、
複数の目的で利用する場合は、まとめて目的を示しても構いません。２．個人番号・法人番号管理の安全管理措置
原則として、マイナンバーは生涯変わらない番号であるため、
不正収集・データ突合などによって、不正利用される危険性があり、
個人の権利利益に重大な侵害をもたらすおそれがあるため
安全管理措置を講じなければなりません。
また、従業者に対する監督を行います。３．法定帳票への対応
源泉徴収票、社会保険料支払、給与支払報告等
社員を採用した際に行う手続き書類４．マイナンバー制度の教育・研修
マイナンバーによる影響を受ける業務
マイナンバー制度に対する実務的な対応について説明します。まず、マイナンバー制度により影響を受ける業務は、端的に言えば、社会保障分野と税分野に関わる業務と言えます。これらの業務を取扱う部署や従業員には、マイナンバー制度に関する周知徹底が欠かせません。
具体的には、従業員の給与厚生関連業務や個人への支払い業務が挙げられます。これらの業務において、従業員やその扶養家族などのマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載して、行政機関などに提出する必要があります。
準備１、マイナンバーの収集
2015年10月よりマイナンバー（社会保障・税番号）が通知されます。 通知が始まり次第、従業員からマイナンバーの提出を受ける「マイナンバーの収集」が始まります。
マイナンバーの収集には、従業員からマイナンバーを提出してもらうだけでなく「本人確認」も必要です。
本人確認のための準備にも時間がかかることが予想されるため、早めに収集を始めることをおすすめします。
従業員の源泉徴収票、給与支払い報告書、支払調書などにマインナンバーの記載が必要となるのは2016年1月以降ですが、様式の変更なども行われるため、書類作成業務の手順確認や準備なども必要になります。
準備２、安全管理措置
個人番号関係事務実施者又は個人番号利用事務実施者である事業者は、個 人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の漏えい、滅 失又は毀損の防止等、特定個人情報等の管理のために、必要かつ適切な安全 管理措置を講じなければならない。また、従業者(注)に特定個人情報等を取 り扱わせるに当たっては、特定個人情報等の安全管理措置が適切に講じられ るよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
準備３、法定調書への対応
法定調書は59種類あります。そのうち主なものは以下の3つ挙げられます。
・給与所得の源泉徴収票
・退職所得の源泉徴収票
・報酬、料金、契約金および賞金の支払調書法定調書は、従業員の給料などを支払った個人・法人が税務署に提出します。
また、給料など、何らかの報酬を受け取った個人は確定申告書を税務署に提出します。
税務署は確定申告者の所得が正確かどうかを法定調書により確認することができます。
法定調書は支払調書とよく比べられますが、源泉徴収票や支払調書をまとめた呼び方が法定調書ということになります。
準備４、マイナンバー制度の教育・研修
第２回目のコラムでもお伝えした通り、マイナンバー法は個人情報保護法の特別法という位置づけです。個人情報保護法の場合は、実質5000人超の個人情報をもつ事業者のみが対象になりましたが、マイナンバー法では「ほぼすべての事業者」が対象となります。社員１人１人が個人情報に対する最低限の知識を持ち、マイナンバーを会社に提出することに、安心感を持ってもらうことが重要と思われます。そのための社員教育は非常に大事なものとなります。この点について、榎並氏はこう話しています。
「社員教育の対象者は、社員全員になります。個人情報保護法が施行されたとき、個人情報の取り扱いについて全社員に教育しましたね。今回のマイナンバーは、個人情報保護法の特別法なので、これもやはり全社員にきちんと研修をしておかないといけないものです。たとえば、もしその企業の中でマイナンバーの扱いに関して不正行為があった場合、不正行為をした人が罰せられますが、それだけではありません。この法律には両罰規定が入っているので、その法人自体も管理監督責任を問われることになります。そういった意味でも、全社員にきちんと理解させておくことが必要です」