知ってますか？企業向け正しいマイナンバーの確認方法

マイナンバーを取得する際は、本人に利用目的を明示するとともに、他人へのなりすましを防止するために厳格な本人確認を行ってください。

番号法に特段の規定がない限り、マイナンバーを含む特定個人情報にも個人情報保護法が適用されるので、同法第１８条に基づき、マイナンバーを取得するときは、利用目的を本人に通知又は公表しなければなりません。

　マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要であり、原則として、
①個人番号カード（番号確認と身元確認）
②通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
③個人番号の記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
のいずれかの方法で確認する必要があります。ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなども認められます。また、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは身元確認を不要とすることも認められます。詳しくは、下の表のとおりです。また、対面だけでなく、郵送、オンライン、電話によりマイナンバーを取得する場合にも、同様に番号確認と身元確認が必要となります。

業員などから収集したマイナンバーは、電子データであれ、書面であれ、マイナンバーの記載が義務付けられている書類の作成に利用するまで、保管しておくことになります。 源泉徴収票などの作成を利用目的に収集した従業員などのマイナンバーは、雇用が続く限り継続的に利用されることが予定されますので、保管し続けることができます。

ただし、講演料や原稿執筆料などで支払調書の作成を利用目的に収集した講演者や執筆者のマイナンバーは、講演や原稿執筆が単発の依頼であれば保管し続けることはできず、支払調書作成後は速やかに廃棄しなければなりません。

また、保存期限が決められているマイナンバー記載の書類の場合は、保存期限終了後は、速やかに廃棄する必要があります。電子データとしてマイナンバーを保管している場合、例えば退職者のように継続的な利用が予定されなくなった場合でも、利用目的とする書類の保存期限にあわせてデータを廃棄することになります。

番号法は、個人番号を利用できる事務の範囲、特定個人情報ファイルを作成できる範囲、特定個人情報を収集・保管・提供できる範囲等を制限しています。

安全管理措置とは、事業者が個人番号及び特定個人情報の漏洩、滅失又は毀損の防止等のために設定された措置のことです。マイナンバーは、この安全管理措置などが義務付けられます。

番号利用法で定められている主な罰則（一部）は以下のとおりです。
行為法定刑
特定個人情報ファイルを提供懲役4年or罰金200万・併科
個人番号を提供又は盗用懲役3年or罰金150万・併科
詐欺行為等による情報取得懲役3年or罰金150万
職権濫用による文書等の収集懲役2年or罰金100万
特定個人情報保護委員会命令違反懲役2年or罰金50万
特定個人情報保護委員会検査忌避違反等懲役1年or罰金50万
通知・個人番号カードの不正取得懲役6か月or罰金50万

罰則が規定された各行為については、それらが法人等の業務として行われた場合においては、行為者を処罰するだけでは不十分であることなどから、両罰規定を設け、法人等を処罰することとされています。

1. 個人番号を取り扱う事務の範囲を明確にする
事業者は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の範囲を明確にしておく必要があります。

2. 特定個人情報等の範囲を明確にする
事業者は、1で明確にした事務において取り扱う特定個人情報等の範囲を明確にしておく必要があります。

3. 事務取扱担当者を明確にする
事業者は、1で明確化した事務に従事する事務取扱担当者を明確にしておく必要があります。

4. 基本方針を策定する
特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定する必要があります。

5. 取扱規程等を策定する
事業者は、1～3で明確にした事務における特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために、取扱規程等を策定する必要があります。