中小企業主にとって、マイナンバーは新たな手間を生んだやっかいな代物になっているようです。その手間の代表的なものといえば、やはり従業員のマイナンバーをいかに管理するか？だと思います。HDやクラウドも良いのですが、実は今「紙」による保管が一番なのではという声が上がっているのです。
マイナンバー取得から保管まで！（取得編）
確実に取得してから、保管方法を考えていきましょう。
会社が従業員からマイナンバーを取得します。
マイナンバーは2015年10月5日時点で住民登録のあるすべての人々に（その市区町村から）よ簡易書留で「通知カード」が送付されます。したがって、会社もこのタイミングで収集を開始することになります。
そのためには、会社は従業員に対して、できるだけ早い段階で、次の2点を周知させることが必要です。
「通知カード」は紛失しないように大切に保管すること。
※個人番号カードの受取り時に通知カードは返却します。
「個人番号カード」は規定の申請方法により、2016年1月より市町村区窓口で取得できること。受取時には通知カードの返却と本人確認が必要であること。
※通知カードを受領しても、お手持ちの住基カードは期限まで有効ですが、個人番号カードを取得した時点で無効となります。併用はできません。
※「通知カード」も「個人番号カード」も初回の発行手数料は無料です。「個人番号カード」申請書の返信用封筒に切手を貼る必要もありません。
紛失した場合は、再発行手数料（ほとんどの市区町村では通知カード500円/個人番号カード1000円）が掛かります。
マイナンバーを収集する場合の注意事項※収集とは集める意志をもって自己の占有に置くことをいいます。
下のものなどは全て収集にあたります。
マイナンバーを記載したメモを受け取ること
聞き取ったマイナンバーをメモすることやノートに書き写すこと
パソコンに入力した番号をプリントアウトすること事務担当者は、その担当する個人番号関係事務以外の目的（要するに税金申告や社会保険申請など）で、他の従業員等のマイナンバーを収集することはできない。
マイナンバー取得から保管まで！（保管編）
マイナンバーの「保管」は、マイナンバー法で規定された事務に使うことを目的とした場合のみ認められている。それ以外の目的で保管することはできない。従業員については、社会保障・税関係手続きで翌年度も継続的にマイナンバーを利用することが想定されるため、人事データベースなどで保管することは当然ながら認められる。
また、法令によって一定期間保存が義務付けられているものは、その法令に従うことになる。マイナンバー関係の事務が終了し、今後使わないことが明らかであっても、その書類に関する法令によって定められた期間は保管しておかなくてはならない。
なお、マイナンバー取得の際の本人確認で、本人確認のための書類を確認することは必要であるが、その書類を証憑（しょうひょう）として保管しておく義務はない。マイナンバー法で規定された事務なので保管は可能であるが、安全管理が求められることに注意が必要だ。
電子データとして保管することのデメリット
情報漏えいリスクに高い関心東京商工リサーチが全国の企業を対象に行った調査「マイナンバー法のスタートに関するアンケート」（2015年８月）によると、マイナンバー制度の最大のデメリットとして「情報漏えいリスク」をあげており、その数は過半数を超えていた。（大企業52.4％、中小企業等53.5％）
また、マイナンバー制度への対応で最大の関心事は、「情報漏えいセキュリティー体制強化」などの管理面への回答が50.9％と半数を占めた。
一方で、「情報はパソコンに残さず紙に印刷したうえで金庫に保管する」手法で情報漏えいに備えようとする回答もあった。
これほど関心の高い“情報漏えいリスク”だが、それはクラウドに預ければ安全だ、リスクを回避できる、とはならないはずだ。総務省でも「クラウドサービス利用上の注意点」をホームページで以下のように喚起しているほどだ。
「クラウドサービス上のデータは、クラウドサービス事業者により安全に管理されることが基本ですが、実際には、障害によるデータの消失や情報漏洩（ろうえい）などの事例も発生しています。クラウドサービスを過度に信頼するのではなく、利用する場合には、想定される脅威に対応した対策を取ることが重要です」
凄腕のハッカーにかかったら、簡単に情報が盗まれちゃうんじゃないか？と私のような門外漢たちは思っちゃうのでしょう。
上記にも出ていましたが、紙で金庫に保管する方が安心感が強いように感じてしまいます。
紙ベースの保管セットが売れている！
各種法令用紙を製造販売している日本法令は、マイナンバーを安全・簡単に低コストで管理できる書類ベースの「個人別・世帯単位【従業員用】マイナンバー取得・保管セット」を発売した。全国民に通知されるマイナンバーの取り扱いは、一般の個人情報より厳しい規制がかかる。クラウドシステム導入に比べ、書類での管理は中小企業にとって、費用のほか事務負担などを抑えられる利点がある。需要に対し生産が間に合わないほどで、すでに累計３万セットが売れ、初年度は２０万セットの販売を計画している。
安心感が得られるという他に、価格が安い（約3,000円）という魅力もあります。
一度情報漏えいして酷い目にあったという会社は、紙ベースの保管に切り替えてみてはどうでしょう？
セットの中身はどうなっている？
【従業員用】個人番号台帳兼届出書（その１）、個人番号取得用封筒（その２）、【従業員用】個人番号台帳保管パック（その３）に、保管用専用バインダーをセットしたマイナンバー取得・保管のセットになります。商品内容
・【従業員用】個人番号台帳兼届出書 10組入（その１）
・個人番号取得用封筒 10枚入 （その２）
・【従業員用】個人番号台帳保管パック 10枚入（その３）
・保管用専用バインダー 1冊
本当に人気があるようで、すでに品切れしているところも続出しています。
購入するなら急ぎましょう。
まとめ
盗まれたら？という危険性は同じかもしれませんが、目の前に保管されているということと、目に見えない場所に保管されているということでは、私は前者の方が安心できるからです。
ちなみにネットでのパスワードやIDも、全部紙に書いていますよ。
また、盗まれた時にいち早く気付けるのもやはり前者だと思います。
クラウドもそれ相応のセキュリティで今回のマイナンバー制度に臨んでいると思いますが、やはりコスト面では紙ベース保管より高くつくでしょう。
色々な角度から保管方法を吟味して、自社に合ったやり方でこのマイナンバー騒動を乗り切ってみてくださいね！
