マイナンバー制度が始まりましたね！制度の内容を理解していなかったり安全面などで不安を抱えている方も多いはず。実際米国や韓国では既にマイナンバー制度を採っていますが実は色々問題点もあるようです。そこで今回は知っておくべきマイナンバーの基礎について説明をさせて頂きます。
会社はなぜあなたのマイナンバーが必要なのか？
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会社は行政機関に提出する給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに従業員やその扶養家族のマイナンバーを記載するためです。他には金融機関（証券会社や保険会社）が作成する支払調書などにもマイナンバーを記載しなければならないからです。
マイナンバーを提出することで従業員や顧客のすべての情報が筒抜けになる？！
会社では収集した従業員や顧客のマイナンバーを法律や条例で定められた社会保障や税分野、災害手続以外では利用することはできません。これ以外の手続き以外での従業員や顧客のマイナンバーを収集し保管することはできません。
零細企業はどのようにマイナンバーを取り扱うべきか
従業員が１人～２，３人の零細企業でも他の大企業と同様に社員のマイナンバーを取り扱う必要があります。安全措置の面からみて保管が難しい場合はマイナンバーの取扱いを委託または再委託することができます。その場合は委託先の監督が必要です。
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会社にマイナンバーを提出する際には会社に利用目的を明示してもらいましょう
マイナンバー法に特別な規定がない限りマイナンバーには個人情報保護法が適応されます。従ってマイナンバー法第１８条より会社はマイナンバーを取得の際には利用目的を従業員又は顧客にに通知または公表しなければなりません。複数の目的がある場合はまとめて明示することができます。利用目的は後から追加することはできません。
会社は従業員の扶養家族の本人確認は場合によっては必要です
扶養家族の本人確認の場合、税の年末調整では従業員本人が会社に対して扶養家族分のマイナンバーを提供する義務があるため従業員本人がマイナンバーの関係事務実施者として扶養家族に本人確認をしなければなりません。しかし国民年金第３号被保険者（従業員の配偶者）の届け出では配偶者本人が会社に対して届出を行わなければなりません。しかし通常は従業員本人が配偶者の代理人として提出する場合が多いので従業員の本人確認を行う必要があります。
子会社やグループ会社に移籍や出向する場合には注意が必要です
たとえ子会社やグループ会社へ出向や移籍になったとしても会社間での従業員のマイナンバーの提供はできません。移籍先や出向先の会社に再度提出することが必要です。
最後に
マイナンバー関連の事務処理が必要でなくなった場合に破棄されます。所管法令により一定期間の保存が可能ですが保存期間が過ぎた場合は速やかに破棄・削除しなければなりません。ただし、破棄が必要になってから実際に破棄する作業を行うまでの期間は企業によって判断されます。必要であればマイナンバーの管理を定期的に監督する必要があります。
提出したマイナンバーの破棄について
マイナンバーの管理・利用・破棄には厳しい制限があります。取扱いを誤ると計り知れない被害を被る場合も考えられるほか厳しい罰則を科せられる場合もあります。会社はマイナンバーを委託する場合は委託先の管理、監視も行わなければなりません。担当部署の設置や専任者の選出をする以外に会社一丸となって従業員やその扶養家族、取引先企業や顧客のマイナンバーを安全に管理しましょう。