【マイナンバーカード】収集・保管・削除の仕方【中小企業は注目】

個人番号カード（マイナンバーカード）とは
運転免許証・パスポートなどと同じ、写真つきの証明書です。

マイナンバー制度で施行に伴い発行される身分証明書の一つで、氏名、住所、生年月日、性別、個人番号（マイナンバー）、顔写真などが記載されています。

また、これらの情報は付属しているICチップに記録されています。

本人からの申請により、市町村長が個人番号カード（マイナンバーカード）を交付します。

（1）カード券面による利用（個人番号）
表面は金融機関等本人確認の必要な窓口において身分証明書として、
また裏面は個人番号の提示を求められた際に使用できます。
マイナンバー制度導入後は、就職、転職、出産育児、病気、
年金受給、災害等、多くの場面で個人番号の提示が必要となります。
その際、通知カードであれば、
運転免許証や旅券等他の本人確認書類が必要となりますが、
個人番号カードがあれば、一枚で番号確認と本人確認が可能となります。

（2）ICチップの空き領域の利用
個人番号カードのICチップには空き領域があります。
この領域は、市町村・都道府県等は条例で定めるところ、
また国の機関等は総務大臣の定めるところにより、
それぞれの独自サービスが可能となります。

ICチップの空き領域の利用

市町区村：印鑑登録証、コンビニ交付、証明書自動交付機
都道府県：都道府県立図書官の利用者カード
国の行政機関：国家公務員の身分証明機能（入退館管理）

（3）電子証明書の利用（署名用電子証明書、利用者証明用電子証明書）

保管ルール
必要がある場合だけ保管が可能です。必要でなくなったら破棄して下さい。

必要がある場合とは、
翌年以降も継続して雇用契約が認められる場合
所管法令によって、一定期間保存が義務付られている場合

マイナンバーの保管には、細心の注意が必要です。
例えば、担当者を決めて、担当者以外が取り扱うことのないようにする。間仕切りを設置して、
覗き見されない場所に座席配置をする。
書類は鍵付のキャビネットに保管する。ウイルス対策ソフトウェアを導入して、
最新の状態にアップデートしておく等です。

番号法は、個人番号を利用できる事務の範囲、特定個人情報ファイルを作成できる範囲、特定個人情報を収集・保管・提供できる範囲等を制限しています。

安全管理措置とは、事業者が個人番号及び特定個人情報の漏洩、滅失又は毀損の防止等のために設定された措置のことです。マイナンバーは、この安全管理措置などが義務付けられます。

組織的安全措置

組織全体としての安全措置のことです。
個人番号の取り扱い担当者を明確にした上で、
それ以外の従業員が関わらないような仕組みを構築する必要があります。

人的安全措置

人的ミスを防ぐための安全措置です。
実務担当者に対して研修をしっかりと行い、
マイナンバーの取り扱い方を教育しておく必要があります。

物理的安全措置

情報は物理的要因から洩れることも少なくありません。
マイナンバー関連の事務を別室で行ったり、
関連書類を担当者以外がわからないところに保管するといった対策が考えられます。

技術的安全措置

セキュリティ対策といったときに最も思い浮かべやすいのがこれでしょう。
データへのアクセス制限や、外部からの不正アクセス対策を徹底することが
ここに当てはまります。

入社時に、扶養控除申告書などのマイナンバーが記載された書類を収集します。
取得の際には、利用目的はきちんと通知又は公表して下さい。
又、本人確認も厳格に行って下さい。
その際に、提出先を示す必要はありません。
利用目的を示せば、提出先も明らかになっていると理解されているからです。
例えば、源泉徴収票でしたら、税務署に提出と理解されます。

法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできないため、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

社会保障および税に関する手続書類の作成事務を行う必要がなくなりますので、
保存期間の経過した書類は破棄または削除しなければなりません。
マイナンバーが記載された書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけません。
必ずシュレッターなどで番号がわからないように破棄して下さい。

【マイナンバーに関する書類と保存期間】

属する年の翌年1月11日から7年間
給与所得者の扶養控除申告書
給与所得者の配偶者特別控除申告書
源泉徴収簿
退職日から4年間
雇用保険資格取得確認通知書
雇用保険被保険者離職証明書
退職日から3年間
労災保険に関する書類
退職日等から2年間
健康保険・厚生年金保険　資格取得確認通知書
健康保険・厚生年金保険　資格喪失確認通知書