【中小企業】マイナンバーの収集方法

必要な推進体制には、まず、トップマネージメントのマイナンバーに対する理解が大切です。全社をあげて取り組んで行く必要があります。単に、事務的な一部の変更と受け止めるのではなく、必要な人材の手当、事務配分、予算の確保、実現のための工程表等についての理解がなくては進めません。

平成28年1月から、マイナンバー制度が、社会保障・税・災害対策の行政手続きで利用開始されます。それに伴い、民間企業には、源泉徴収票や雇用保険関係（健康保険・厚生年金保険関係は29年1月提出分から）等の様々な書類にマイナンバーの記載が求められることになります。

提出には、次の例があります。
税分野では、給与所得の源泉徴収票、報酬・料金・契約金及び賞金の支払調書、不動産の使用料等の支払調書等、また、社会保障の分野では、雇用保険被保険者資格得喪届、健康保険資格得喪届、厚生年金被保険者資格得喪届等です。

マイナンバーは、本年10月に市町村長から通知カードの配布が開始されます。それ以後ほぼ1ヶ月の間に従業員の方々が取得されることになるでしょう。それからマイナンバーの収集は可能になります。そして、その後、各種の関係法定調書や資格取得届を提出されるまでに、収集されればよいのです。国がマイナンバーを利用開始する平成28年1月に、収集される必要は、決してないのです。例えば、平成29年の初めに、平成28年分の源泉徴収票が作成されますので、それまでに収集されればよいのです。ただし、平成28年での中途退職者は、退職時点でマイナンバーを収集される必要があります。

マイナンバーの取得にあたっては、「マイナンバーが本人のものであること」と「提示者が本人であること」の２点を厳密に確認する必要があります。
本人確認の方法としては、次の２つが考えられます。

1. 個人番号カードの提示 ：個人番号カードは１枚で本人確認ができます。
2.通知カード+身分証明書の提示：通知カードだけでは本人確認ができないので、免許書やパスポートの提示が必要です。

●必要がある場合に限り、保管し続けることが出来ます。

翌年度以降も継続的に雇用契約がある場合
所管法令によって一定期間保存が義務図蹴られている場合など

●不必要になったら、できるだけ速やかに廃棄・削除しなければなりません。

マイナンバーを事務で利用しなくなった場合
保存期間を経過した場合など

例えば、扶養控除等申告書の法定保存期間は7年ですが、この法定保存期間の7年を経過した場合には、マイナンバーを復元できない手段でできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。あるいは、マイナンバー部分を復元できないようにマスキングまたは削除した上で、当該書類の保管を続けるという方法もあります。

事務処理の必要性と法定保存期間を踏まえて、マイナンバーを廃棄又は削除する時期を決めて管理しましょう。また、廃棄や削除の具体的な方法についても、実務の手順として決めておきましょう。削除・廃棄の記録を保存する必要もあります。また、廃棄等の作業を委託する場合には、委託先が確実に削除・廃棄したことについて、証明書等により確認することも必要です。