従業員の本人確認を忘れてはいけない

企業も従業員からマイナンバーを集めなければなりませんが、そのときに本人確認をする必要があるのでしょうか？そのときの確認方法などについても調べてみました。

マイナンバーの本人確認方法と確認に必要なもの

従業員のマイナンバーを収集するときは、なりすまし防止のために本人であるを確認しなければなりません。ここでは個人番号を確認するときに必要なものを調べてみました。
通知カードや住民票だけだと必ず他の確認方法が必要となるので、経営者の方も従業員の方も注意してください。一番便利なのは番号確認と本人確認が1枚で可能なマイナンバーカードです。これを従業員全員が所持していると楽なんですけどね。
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本人確認で認められるもの
本人確認では、個人番号を確認する書類と身元（実在）を確認する書類の2種類が必要です。認められる確認書類は以下の通りです。
対面以外でマイナンバーを取得するときの本人の確認方法は？
個人のマイナンバーを取得するときには、なりすまし防止のための本人であることと、取得したマイナンバーが正しいことを確実に確認しなければなりません。
通知カードは紙のカードで、あなたの個人番号の他、住所、氏名、生年月日、性別等が記載されており、透かし等の偽造防止技術も施されています。
ただし、顔写真は記載されておらず、通知カードを使用して番号確認と本人確認を同時に行うためには、別に運転免許証や旅券等の本人確認書類が必要となります。
なお、番号確認と本人確認を1枚で行いたい方は、マイナンバーカードが便利です。
マイナンバーカードには、個人番号、住所、氏名、生年月日、性別の他、顔写真が記載されることとなり、番号確認と本人確認が1枚で行えます。

マイナンバーをメールやオンラインで確認する場合

現代はネット社会ですので、当然メールなどオンライン上で本人確認をすることが認めれらています。この方法ならネットにさえ繋がっていれば、いつでもどこでも本人確認をすることができます。しかし、情報漏えいのリスクもあるので、セキュリティ対策だけはしっかりとしておかねばなりません。
イメージデータ化した通知カード等や身分証明証などをメールで送ってもらい、マイナンバーの正確性と本人の身元（実在）確認を行います。一番、ラクな方法ですが、情報漏えいのリスクに対応しておかなければなりません。もし、情報漏えいをすると、罰金等の罰則だけでなく企業の信用問題にもつながります。最低限、ファイルにパスワードをかけてメール送受信するなどの対処は必要です。
個人番号カードの両面を画像データにしたものをメールに添付する方法が、正確性を確保するもっとも望ましい方法となります。または通知カードと本人確認書類（免許証やパスポート）の両方の画像データを添付することも可能です。

海外赴任中の従業員や外国人のマイナンバーは？

マイナンバーは基本的に国籍は関係ありません。日本に住民票があるかないかです。
また、2015年10月5日時点で海外に転出している従業員は、本人確認はオンラインで可能ですが、日本に住民票がないのでマイナンバーの提示ができません。このような場合は帰国後でも良いそうです。
また、本人確認の頻度と厳密性についても少しだけ調べてみました。
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海外で働いている日本人のマイナンバーは？
さまざまなビジネスでグローバル化が進んでいる昨今、日本で働く外国人だけでなく、海外で働く日本人も増えています。では、海外への長期出張や海外赴任で日本を離れている従業員に、マイナンバーは付番されるのでしょうか？
その判断基準も明確で、日本に住民票があるかないかで決まります。住民票がない場合は、その従業員が帰国して住民登録をしない限り、マイナンバーは作成されないのです。
従業員の本人確認は一度行なえばよいのか?

マイナンバーが記載されている書類の提出を受けるたびに必要。扶養控除申告書類など定期的に提出される書類に記載されるため、定期的に本人確認を行う必要がある。また、健康保険関連の給付申請や財形貯蓄の手続きなどを行う際にも、その都度行う必要がある。