気になる中小企業のマイナンバー取り組みの実態と対策情報

　10月、いよいよマイナンバ―の配布が始まります。しかし、特に中小企業にはマイナンバ―制への対応が進んでいないところも多いように見受けれられます。

9月1日の日本経済新聞朝刊に、マイナンバー関連記事として「中小の7割、対策未着手」という見出しの記事が掲載されました。

　アンケートの記述回答では、「経営層や上司が関心を持たず、重要性を理解してもらえない」「不明点があっても相談相手がいない」などといった声も寄せられ、マイナンバー対応担当者が準備を進めるにあたって社内の協力を得にくい状況に置かれているケースも考えられます。

マイナンバー法は個人情報保護法の特別法という位置づけです。個人情報保護法の場合は、実質5000人超の個人情報をもつ事業者のみが対象になりましたが、マイナンバー法では「ほぼすべての事業者」が対象となります。社員１人１人が個人情報に対する最低限の知識を持ち、マイナンバーを会社に提出することに、安心感を持ってもらうことが重要と思われます。

制度の導入に際して人事労務担当者が行うことは、回収、登録、保管、運用の4つあります。それぞれ実施するまでに準備が必要で、計画的なスケジュールを組むことが重要です。

従業員以外、たとえば個人のデザイナーの方にイラストの作成をお願いした場合はどうでしょうか？

実は、この場合も「その方のマイナンバーを確認し、税務署に提出する支払調書に記載する必要がありますのでご注意ください。

番号法第19条に限定的に定められた場合を除いて、他人のマイナンバーを収集または保管することはできません。一般的な企業においては、「個人番号関係事務」を処理するために必要がある場合に限り、従業員等のマイナンバーを収集・保管することができます。

特に留意すべき点は、マイナンバーを利用して行う事務を処理する必要がなくなった場合で、書類の法定保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄または削除しなければならない、とされている点です。

マイナンバーが記載された書類の保管は必要最低限とされており、保管期限を過ぎたり、不要になった書類は復元出来ないようにして処分する必要があります。
書類の処分が不十分でマイナンバーの漏洩が起きた場合は刑事罰が科せられる場合がありますので、これからシュレッダーを導入される方も、これを機にシュレッダーの買い替えを検討されている方も、この記事を読んでマイナンバー制度の施工に備えましょう

2016年1月から導入される予定の「社会保障・税番号制度」（通称、マイナンバー制度）だが、民間への利用範囲の拡大は2019年を目処に検討が開始されるとしている。