中小企業に向けてのマイナンバー制導入後の対応策などをまとめてあります
マイナンバーとは
マイナンバーは、住民票を有する全ての方に１人１つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものです。
マイナンバーは、行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平かつ公正な社会を実現する社会基盤であり、期待される効果としては、大きく３つあげられます。１つめは、所得や他の行政サービスの受給状況を把握しやすくなるため、負担を不当に免れることや給付を不正に受けることを防止するとともに、本当に困っている方にきめ細かな支援を行えるようになります。（公平・公正な社会の実現）
２つめは、添付書類の削減など、行政手続が簡素化され、国民の負担が軽減されます。また、行政機関が持っている自分の情報を確認したり、行政機関から様々なサービスのお知らせを受け取ったりできるようになります。（国民の利便性の向上）
３つめは、行政機関や地方公共団体などで、様々な情報の照合、転記、入力などに要している時間や労力が大幅に削減されます。複数の業務の間での連携が進み、作業の重複などの無駄が削減されるようになります。（行政の効率化）
法人にもマイナンバーが付与されます
その際個人番号は１２ケタですが、法人番号は１３ケタとなります。
また、法人番号は個人情報ではありませんので、利用の制限はありません。
誰でも自由に利用することが出来ます。
法人番号は、インターネットを通じて、会社名、住所、法人番号の3点が公表されます。
法人番号は13ケタ
法人番号と個人番号は違います
マイナンバー4か条
マイナンバーが2015年10月より導入されます
2. 保管・廃棄のルール
3. 委託のルール
4. 安全管理措置のルール
この4か条のそれぞれを見ていきましょう。
取得に関しては、社会保障及び税に関する手続き書類の作成や事務処理をするために必要な場合に限り、従業員等にマイナンバーの提供を求めることができます。
たとえば源泉徴収票であったり、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届などの作成のために従業員にマイナンバーの提供を求めることができます。
利用・提供に関して事業者は、社会保障及び税に関する手続き書類に従業員等のマイナンバーや特定個人情報を記載して、行政機関等及び健康保険組合等に提出することとなります。
その他の場合の利用・提供は原則できません。
2. 保管・廃棄のルール
特定個人情報は、社会保障及び税に関する手続き書類の作成や事務処理を行う必要がある場合に限り、保管し続けることができます。
また、社会保障及び税に関する手続き書類の作成や事務処理をする必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間が過ぎた場合は、マイナンバー及び特定個人情報をできるだけ速やかに廃棄あるいは削除する必要があります。
3. 委託のルール
委託者は、番号法に基づき委託者自身の安全管理措置と同等の措置が講じられるよう、必要かつ適切な管理を行う必要があります。
また委託先が再委託する場合は、最初の委託者の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができます。
4. 安全管理措置のルール
マイナンバーや特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止、その他の適切な管理のために、必要
かつ適切な安全管理措置を講じる必要があります。
また、従業者に対しての適切な監督責任も負います。
マイナンバー利用の流れ
マイナンバーも個人情報の一つです。
取り扱いには最新の注意を払う必要があります。
マイナンバー制度に向けての対策
マイナンバーを管理する人を明確にすることによって、紛失や毀損を防ぎます。
また、マイナンバーを利用する際には必ず管理者の承認を必要にする、データを社外に持ち出さないなどの漏えい対策も必要です。
•マイナンバーを管理するパソコンにはウイルス対策としてセキュリティソフトを導入する
•マイナンバーを管理するパソコンにはログインパスワードを必ず付与し、部外者が使用できないようにする
•マイナンバーを管理するパソコン本体は施錠のできる保管箱に入れてから帰る
•データを外部にメールで送信する場合は、漏えいを防ぐためパスワードとデータの同時送信をしない
•エクセルなどにデータをまとめた場合は必ずパスワード付きのファイルにする
•紙ベースで出力したものは施錠できる保管箱に入れ、不要な場合はシュレッダーで処理をする
•事務作業をするパソコンは、後ろから他の人が見えない位置に配置する（覗き見の防止）
•マイナンバーの取扱（利用）状況のわかる記録を付け、利用状況をトレースできるようにする
•退職した社員分の個人情報については速やかに破棄をする
マイナンバー管理は厳重にしましょう
パソコンのロックは当然ながら、パソコン本体もワイヤーロックをかける、鍵のかかるロッカー等の場所で保管しましょう。
マイナンバーの提供を求める時には必ずその利用目的を本人に明示する必要があります。
明示はまとめて行うことができます。
主な利用目的は以下の６点となります。
•健康保険の届出
•厚生年金の届出
•雇用保険の届出
•源泉徴収票の作成
•労働保険の届出
•国民年金第3号被保険者の届出
従業員からマイナンバーの収集を拒否されたら・・・
•マイナンバーは個人の知られたくない情報まで調べられてしまうのでは…という恐れから、収集を拒否されてしまうことも考えられます。
従業員からマイナンバーの提出を拒否された場合は「法令で定められた義務」であることを告知し、提供を求めます。
それでも拒否された場合には、書類の提出先機関の指示に従うことになります（具体的には、どのように従業員にマイナンバーの提示の説明をしたかの報告書をあげるようになる予定です）
ただマイナンバーは、番号を知っているだけでは詳しい個人情報はわからないことになっています。
2017 年1月からはインターネットで閲覧（マイナポータル）が始まりますが、マイナポータルを利用する際は、個人番号カード（2015年10月に届く通知カード とは別物です）に格納された電子情報とパスワードを組み合わせて確認する公的個人認証を採用し、マイナンバーを使用しない仕組みが考えられているようで す。
ですから、マイナンバーを知っているだけで全ての情報が知られてしまうわけではなく、その点を従業員に説明すると良いでしょう。
まとめとして
決してマイナンバーの取り扱いを安易に考えずに、講じ得る対策は今のうちにしましょう。
漏えいしてからでは遅いです。
会社の社会的信用を失うばかりか、損害賠償の対象にもなりえます。
くれぐれも個人番号の取り扱いには注意してください。
マイナンバーの取り扱いには気を付けましょう
でき得る限りの対策を講じ、情報漏えいや紛失、毀損等のリスクを回避しましょう。
また、取り扱いを厳重にするだけでなく、従業員への教育も行い、マイナンバーの取り扱いが重要であることをしっかり認識させましょう。
個人番号と違い、利用の制限などはありません。