マイナンバーの保管は鍵のある、厳重な空間で行うべきです。鍵の貸与がいつ誰に、どこであったか。記録をしましょう。
12ケタの番号が国民に割り当てられました
via www.photo-ac.com
国民の一人ひとりにマイナンバー(12桁の個人番号)が割り当てられ、平成28年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続で使用がはじまります。それに伴い民間事業者も、税や社会保険の手続で、従業員などのマイナンバーを取扱います。
さまざまな変更届を出すために役所に行ったところ、たらいまわしにされたという経験を持つ人は多いでしょう。
これは税や社会保障などの分野でそれぞれ独自に管理をしているため、情報の共有がなされていないために起こることです。
これは税や社会保障などの分野でそれぞれ独自に管理をしているため、情報の共有がなされていないために起こることです。
結果的に事務手続きが煩雑になり、時間がかかり、終わるまでに日数がかかることになります。
それを一元化するために新たに国民に割り振られた番号が、マイナンバーといわけです。
マイナンバーでは税から社会保障まで一つの番号で手続きができることから、個人が持つ情報量が集約されることになりました。
税は税、社会保障は社会保障と区別するのではなく、まとめて管理できることで手続きが簡略化されるのはもちろん、手続きの漏れも防ぐことができます。
企業が従業員のマイナンバーを使う時は？
番号法は、個人情報保護法とは異なり、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないと定めている。
したがって、個人番号についても利用目的（個人番号を利用できる事務の範囲で特定した利用目的）の範囲内でのみ利用することができる。
利用目的を超えて個人番号を利用する必要が生じた場合には、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知等を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で個人番号を利用することができる（個人情報保護法第15条第２項、第18条第３項）。
企業が従業員のマイナンバーを利用する範囲は定められています。
また、実際の利用前には告知も必要です。
また、実際の利用前には告知も必要です。
不安とその対策について
マイナンバーに対する国民の懸念と保護措置○マイナンバーを用いた個人情報の追跡・突合が行われ、集約された個人情報が外部に漏えいするのではないか。
○他人のマイナンバーを用いた成りすまし等により財産その他の被害を負うのではないか。
⇒番号法では、マイナンバーの利用範囲を限定し、利用目的を超えた目的での利用を禁止するなど保護措置を規定。
国が国民の不安を解消するためにルールを設定しています。
これら保護措置はしっかりと確認するべきです。
これら保護措置はしっかりと確認するべきです。
社内の準備をお早目に
必要な準備マイナンバーを適正に扱うための社内規程づくり。
基本方針、取扱規程の策定マイナンバーに対応したシステム開発や改修。
人事、給料、会計システム等への対応特定個人情報の安全管理措置の検討。
組織体制、担当者の監督、区域管理、漏えい防止、アクセス制御など社内研修・教育の実施
特に総務・経理部門などマイナンバーを取扱う事務を行う従業員への周知徹底
社内で何を準備すべきか、順に確認しましょう。
場合によっては委託などで事務作業を簡略化することもできます。
場合によっては委託などで事務作業を簡略化することもできます。
誰が触ったか、をわかりやすく記録すべき
管理区域等での管理方法
管理区域に関する物理的安全管理措置としては入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器等の制限等が考えられます。 また、入退室の管理方法としては、ICカード、ナンバーキー等による入退室管理システムの設置等が考えられます。 取扱区域に関する物理的安全管理措置としては、壁又は間仕切り等の設置及び座席配置の工夫等を行う必要があります。
管理の担当者の権限を与えるとともに、責任も与えましょう。
物理的な保護環境の強化も必要です。
物理的な保護環境の強化も必要です。
・「管理区域」の入退室記録簿
・「管理区域」の鍵・ IDカードなどの貸与記録簿
・本人確認、特定個人情報取扱マニュアル
（管理区域、取扱区域の作業環境等）
管理している空間への出入りを限定すると、担当者の責任が増します。
より確実な管理を目指しましょう。
より確実な管理を目指しましょう。