【企業とマイナンバー】教育研修実施記録

いよいよマイナンバー制度が導入されます。10月には通知カードが配布され、1月から本格的にスタート。その後も適用範囲の拡大やマイナポータルの運用開始などが控えています。マイナンバー制度に関わるのはすべての国民であり、すべての企業に業務的な対応が求められます。すでに多くの企業が関連業務の見直しとそれに伴う新たなシステムの導入や改修、従業員への教育など、新制度導入の準備に追われているのではないでしょうか。

マイナンバー制度の導入にあたって非常に不安視されているのがセキュリティ面です。政府はセキュリティの保証のために実に様々な運用規定や厳しい違反罰則規定を設けていますが、実際に重要な情報を預かり運用するのは企業の責任です。マイナンバー制度導入により漏洩事故のインパクトは従来よりも大きなものとなることが予想され、それを未然に防ぐ企業努力と堅牢な仕組みづくりが最重要課題になってきます。しかしながら、多くの企業では新制度への業務システムの追従に追われており、セキュリティ面への対策は後回しの課題になっているのが現状です。

番号法は、個人情報保護法とは異なり、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないと定めている。
したがって、個人番号についても利用目的（個人番号を利用できる事務の範囲で特定した利用目的）の範囲内でのみ利用することができる。
利用目的を超えて個人番号を利用する必要が生じた場合には、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知等を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で個人番号を利用することができる（個人情報保護法第15条第２項、第18条第３項）。

マイナンバーをどこにどのように保管するか。社員が所属する各課から総務課に送付する場合、各課では保管しないで総務課に集約するのか否かをまず考える。必ずしも各課で保管してはいけないというものではないし、1カ所に集約しなければならないというものでもない。ただし、従業員や外部者による不正利用、不正持ち出し、不正複製、紛失、漏えい等を防ぐため、安全な保管方法とする必要がある。

なぜセキュリティ対策が必要？
多くの個人情報を含むマイナンバーは、流出、不正利用されてしまうと、今までの個人情報の比ではないリスクがあります。従業員だけでなく、その扶養家族のマイナンバーを一括管理している企業のデータベースは、悪用したい人間からすれば宝の山。その分、マイナンバーの流出や持ち出しには厳罰が処されるだけでなく、企業イメージの低下にも繋がります。

2016年1月のマイナンバー制度の施行に伴い、企業で社会保険や税に関する個人番号関係事務に携わる担当者に対して、マイナンバーを適正に取り扱うための教育を行うことが企業に義務付けられます。

また、企業がマイナンバー制度をスムーズに導入するためには、全従業員が一般的なマイナンバーの知識を身につけることもポイントなります。